- Lợi ích khi sử dụng hệ thống quản trị quan hệ khách hàng VINA-CRM
- Lợi ích đối với khách hàng:
- Phân hệ Quản lý khách hàng
- Phân hệ Quản lý doanh thu hàng tháng:
- Phân hệ Quản lý thông tin
- Phân hệ Quản lý nhân viên
- Phân hệ Quản lý yêu cầu
- Phân hệ Hộ Gia Đình
Hệ thống được thiết kế trên nền tảng điện toán đám mây, làm việc và điều hành 24/24 mọi lúc mọi nơi, mọi thiết bị. Hỗ trợ tương tác hai chiều giữa Hợp Tác Xã và Khách Hàng sử dụng điện trên môi trường internet, không dùng giấy tờ. Giảm 70% chi phí, kết nối thấu hiểu khách hàng, nâng cấp năng lực quản trị HTX. Người dùng (khách hàng) có thể quyét mã vạch hoặc cài ứng dụng vào điện thoại để tương tác, nhận thông báo từ hợp tác xã
Lợi ích khi sử dụng hệ thống quản trị quan hệ khách hàng VINA-CRM
- Giảm chi phí văn phòng: giấy in, mực in, các công việc phát hành giấy in(phiếu thu), hoá đơn
- Giảm chi phí liên lạc, truyền thông từ HTX tới khách hàng đồng thời giúp liên hệ tức thời với khách hàng sử dụng điện.
- Hiểu rõ toàn cảnh, tổng quan hoạt động kinh doanh của hợp tác xã, doanh thu, chi phí, quá trình vận hành HTX
- Cung cấp lịch làm việc trực quan, công cụ nhắc nhở công việc, giao việc cho nhân viên trong hợp tác xã
- Xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng qua các công cụ chăm sóc: tự động chúc mừng ngày sinh nhật, lập kế hoạch chăm sóc,…
- Từng bước nâng cao năng lực quản trị và điều hành hợp tác xã
Lợi ích đối với khách hàng sử dụng điện:
Tra cứu nhanh hóa đơn tiền điện, chỉ số tiêu thụ điện và lịch sử thanh toán tiền điện trước đó.Với ứng dụng VINA CRM, giúp khách hàng có thể tra cứu nhanh hóa đơn tiền điện và chỉ số tiêu thụ điện cụ thể của từng tháng một mà bạn đã thanh toán trước đó. Nhờ vậy mà KH dễ dàng so sánh và biết cụ thể lượng điện chênh lệch mỗi tháng của gia đình mình.
Cung cấp các thông tin, cách sử dụng điện an toàn.Chưa dừng lại ở đó, ứng dụng VINA CRM còn là nơi chia sẻ những kiến thức bổ ích trong việc hướng dẫn khách hàng sử dụng điện an toàn và tiết kiệm chi phí, các thủ tục và quy định khi khách hàng sử dụng điện.Bạn sẽ dễ dàng tìm thấy các mẹo tiết kiệm điện, các thông tin thủ tục, hồ sơ về sử dụng điện khi gõ ở mục Tìm kiếm tại ứng dụng mà không cần mất công tra cứu trên nhiều nguồn internet.
Gửi yêu cầu làm hồ sơ cấp điện mới, báo sửa điện online, kiểm tra đồng hồ điện,…Đặc biệt hơn, ứng dụng VINA CRM còn là cầu nối trao đổi thông tin giữa gia đình và HTX điện lực. Khách hàng có thể nhanh chóng gửi các yêu cầu, phản hồi như: làm hồ sơ cấp điện mới, báo sửa điện online, kiểm tra đồng hồ điện, thay đổi thông tin hồ sơ đăng ký điện, tạm ngừng sử dụng điện, thay đổi công suất, định mức, mục đích sử dụng điện,…chỉ trong vài phút ngay trên điện thoại của mình. Bên cạnh đó, ứng dụng VINA CRM còn là một địa chỉ tin cậy giúp bạn dễ dàng tra cứu các thông tin như lịch cắt điện tại nơi mình đang sống hay giá điện hiện tại đang được bán.
Cập nhật nhanh chóng các tin tức liên quan từ HTX. Hộ gia đình sẽ nhận được đầy đủ các thông báo về điều chỉnh giá bán điện, các chương trình khuyến mãi, tri ân khách hàng, quà tặng kỷ niệm,…do HTX cập nhập trên mục Tin tức của ứng dụng VINA CRM vô cùng nhanh chóng.
Hạn chế khi sử dụng Zalo và mạng xã hội, tin nhắn thương hiệu(SMS Branding)
- Không lưu trữ thông tin lâu dài: do mất máy, đổi máy, hình ảnh lưu trữ sẽ bị xoá
- Không có tính kế thừa và kiểm soát công việc của các thành viên khác trong HTX, giám đốc không quản lý hết tình tình hoạt động và thực trạng kinh doanh
- Chi phí cao: khoảng 450đ – 500đ/1tin nhắn. Hạn chế ký tự và chữ viết
Phân hệ Quản lý khách hàng
Chức năng cho phép quản lý thông tin liên quan đến hộ bao gồm Mã Khách hàng; Số điện thoại liên lạc với chủ hộ đồng thời cho phép HTX có thể gửi thông báo trực tiếp đến hộ gia đình. Khi gửi thông báo đến, mọi thành viên được chủ hộ xác nhận tài khoản đều có thể nhận được thông báo này.
Danh sách hộ gia đình có thể được cập nhật từ một bảng danh sách được lập trên phần mềm bảng tính bên ngoài hoặc xuất dữ liệu ra từ một phần mềm quản lý điện
Hệ thống hỗ trợ các hoạt động khác như:
+ Lập và thực thi các chương trình chăm sóc khách háng trên hệ thống phần mềm
+ Lập phiếu thu trực tiếp trên phần mềm và gửi trực tiếp đến điện thoại của khách hàng
Quản lý doanh thu hàng tháng:
+ Cập nhật chỉ số tiêu thụ đầu kỳ cuối kỳ, số lượng tiêu thụ điện trong kỳ.
+ Phát hành phiếu thu tiền hàng tháng.
+ Phát hành hoá đơn tiền điện
+ Lập biểu đồ dòng doanh thu theo tháng
Quản lý thông tin
- Lập thông báo gửi số lượng tiêu thu điện hàng hàng: số lượng tiêu thụ, số tiền cần thanh toán, thời hạn thanh toán..
- Cho phép khách hàng truy vấn lịch sử sử dụng điện các tháng trong năm
- Cho phép khách hàng tương tác, gửi yêu cầu, phản hồi về dịch vụ điện và các vấn đề liên quan đến hợp tác xã
- Hợp tác xã gửi các thông báo tới điện thoại của khách hàng : thông báo cắt điện, thông báo sự cố, thông báo bảo trì….
Phân hệ Quản lý nhân viên
- Lập và quản lý cán bộ nhân viên trong hợp tác xã: thông tin cá nhân, lịch sử công việc của nhân viên
- Gửi và nhận yêu cầu công việc(giao việc, phân công công việc tới nhân viên)
Gửi và nhận yêu cầu công việc(giao việc, phân công công việc tới nhân viên)viên
- Lập và quản lý cán bộ nhân viên trong hợp tác xã: thông tin cá nhân, lịch sử công việc của nhân viên
- Gửi và nhận yêu cầu công việc(giao việc, phân công công việc tới nhân viên)
- Phân quyền nhân viên
Quản lý yêu cầu
Quản lý yêu cầu là chức năng cho phép HTX có thể tiếp nhận các yêu cầu liên quan đến quản lý vận hành hệ thống điện hoặc các vấn đề liên quan đến sửa chữa và xử lý sự cố điện
Thông qua chức năng này, Giám đốc có thể giao xử lý đến từng thành viên chịu trách nhiệm trong HTX thực thi và trao đổi chi tiết với người dân hoặc cập nhật trạng thái xử lý mỗi khi hoàn thành công việc.
Khi có bất cứ thay đổi trong chức năng Quản lý yêu cầu, hệ thống sẽ gửi thông báo trực tiếp đến ứng dụng của hộ gia đình và tài khoản của nhân viên được giao nhiệm vụ để mọi người có thể nắm bắt.
Phân hệ Hộ Gia Đình
Các chức năng gắn liền với hộ sử dụng điện chức năng giúp chủ nhàn và thành viên có thể tiếp nhận thông tin, giao tiếp với các bộ phận của Ban Quản lý để thông báo
Thông báo lượng tiêu thụ điện và tiền điện hàng tháng. Thông báo lượng tiêu thụ là một tính năng cơ bản của ứng dụng VINA CRM nhằm thay thế việc gửi thông báo/hóa đơn bằng giấy hàng tháng đến các hộ gia đình. HTX thông qua ứng dụng để gửi thông báo một lần sau đó theo dõi trạng thái đóng tiền của người dân và cập nhật trạng thái một các minh bạch và nhanh chóng.
Ngay sau khi HTX cập nhật trạng thái thanh toán, ứng dụng sẽ gửi một thông báo hệ thống đến điện thoại của hộ gia đình
Màn hình đăng nhập 
Quản lý yêu cầu HTX
Đối với các hộ gia đình, việc gửi yêu cầu đến HTX một cách thuận tiện đối và việc tiếp nhận yêu cầu một cách nhanh chóng cũng như cập nhật trạng thái xử lý yêu cầu được xác định là một trong các chức năng cơ bản của phân hệ giao tiếp bao gồm các dạng yêu cầu dưới đây:
+ Yêu cầu liên quan đến xử lý các vấn đề, sự cố điện, lắp đặt, sửa chữa nhỏ có liên quan đến hạ tầng kỹ thuật. Thông báo các sự cố xảy ra và yêu cầu sửa chữa
+ Khi tiếp nhận yêu cầu, hệ thống ứng dụng cho phép phân công nhân viên của HTX chịu trách nhiệm hoàn thành cũng như cập nhật tiến độ để cư dân có thể nắm bắt một cách kịp thời.