1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn tiền mặt tại quỹ của HTX bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ. Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền Việt Nam, ngoại tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ.
b) Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ,… theo quy định về chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.
c) Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, nhập, xuất quỹ tiền mặt và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
d) Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 111 – Tiền mặt
Bên Nợ:
– Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ;
– Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê;
– Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ là tiền mặt tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá chuyển khoản trung bình tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Bên Có:
– Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ xuất quỹ;
– Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê;
– Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ là tiền mặt tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá chuyển khoản trung bình giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Số dư bên Nợ:
Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.
Tài khoản 111 – Tiền mặt, có 2 tài khoản cấp 2:
– Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
– Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng tiền ghi sổ kế toán.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
3.1. Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ thu ngay bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh
(giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
3.2. Khi phát sinh các khoản thu nhập khác bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (tổng giá thanh toán)
Có TK 558 – Thu nhập khác (giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
3.3. Rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt hoặc vay dài hạn, ngắn hạn bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Có TK 341 – Phải trả nợ vay.
3.4. Thu hồi các khoản nợ phải thu bằng tiền mặt; Nhận ký quỹ, ký cược của các đơn vị khác bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có các TK 131, 138, 141, 338.
3.5. Thu hồi các khoản nợ phải thu của hoạt động tín dụng nội bộ bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 132 – Phải thu của hoạt động tín dụng nội bộ
3.6. Khi bán các khoản đầu tư tài chính thu bằng tiền mặt, kế toán ghi nhận chênh lệch giữa số tiền thu được và giá vốn khoản đầu tư vào thu nhập khác hoặc chi phí khác, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 658 – Chi phí khác (nếu lỗ)
Có TK 121 – Đầu tư tài chính (giá vốn)
Có TK 558 – Thu nhập khác (nếu lãi).
3.7. Khi nhận được vốn góp của các thành viên bằng tiền mặt, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 411 – Vốn đầu tư của chủ sở hữu.
3.8. Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại Ngân hàng hoặc đem ký quỹ, ký cược, ghi:
Nợ TK 112 – Tiền gửi Ngân hàng
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 111 – Tiền mặt.
3.9. Xuất quỹ tiền mặt gửi tiết kiệm có kỳ hạn tại ngân hàng hoặc đầu tư tài chính khác, ghi:
Nợ TK 121 – Đầu tư tài chính
Có TK 111 – Tiền mặt.
3.10. Xuất quỹ tiền mặt mua hàng tồn kho, mua TSCĐ:
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua không bao gồm thuế GTGT, ghi:
Nợ các TK 152, 156, 211 (Giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Số thuế GTGT đầu vào)
Có TK 111 – Tiền mặt.
– Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT.
Nợ các TK 152, 156, 211 (Tổng giá thanh toán)
Có TK 111 – Tiền mặt (Tổng giá thanh toán).
3.11. Khi mua nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ thanh toán bằng tiền mặt sử dụng ngay vào sản xuất, kinh doanh, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 154, 642, 242, … (Giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Số thuế GTGT)
Có TK 111 – Tiền mặt.
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, kế toán phản ánh chi phí bao gồm cả thuế GTGT.
Nợ các TK 154, 642, 242, … (Tổng giá thanh toán)
Có TK 111 – Tiền mặt.
3.12. Xuất quỹ tiền mặt thanh toán các khoản vay, nợ phải trả, ghi:
Nợ các TK 331, 332, 333, 334, 335, 338, 341
Có TK 111 – Tiền mặt.
3.13. Xuất quỹ tiền mặt sử dụng cho hoạt động khác, ghi:
Nợ TK 658 – Chi phí khác
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 111 – Tiền mặt.
3.14. Các khoản thiếu quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 111 – Tiền mặt.
3.15. Các khoản thừa quỹ tiền mặt phát hiện khi kiểm kê, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Có TK 338 – Phải trả khác.
3.16. Các giao dịch liên quan đến ngoại tệ là tiền mặt.
a) Khi mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ, dịch vụ thanh toán bằng tiền mặt là ngoại tệ, ghi:
Nợ các TK 152, 156, 211, 642,… (tỷ giá giao dịch thực tế)
Nợ TK 658 – Chi phí khác (lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 111 – Tiền mặt (1112) (tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 558 – Thu nhập khác (lãi tỷ giá hối đoái).
Đồng thời ghi Có TK 007 (Chi tiết theo từng loại nguyên tệ)
b) Khi vay tiền mặt bằng ngoại tệ, căn cứ tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày phát sinh, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (1112)
Có TK 341 – Phải trả nợ vay.
Đồng thời ghi Nợ TK 007 (Chi tiết theo từng loại nguyên tệ)
c) Khi thanh toán nợ phải trả bằng tiền mặt là ngoại tệ (nợ phải trả người bán, nợ vay,…), ghi:
Nợ các TK 331, 338, 341,… (tỷ giá ghi sổ kế toán)
Nợ TK 658 – Chi phí khác (lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 111 – Tiền mặt (1112) (tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 558 – Thu nhập khác (lãi tỷ giá hối đoái).
Đồng thời ghi Có TK 007 (Chi tiết theo từng loại nguyên tệ)
d) Khi phát sinh doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc thu nhập khác bằng tiền mặt là ngoại tệ, căn cứ tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (1112) (tỷ giá giao dịch thực tế)
Có các TK 511, 558 (tỷ giá giao dịch thực tế).
Đồng thời ghi Nợ TK 007 (Chi tiết theo từng loại nguyên tệ)
đ) Khi thu được tiền nợ phải thu bằng tiền mặt là ngoại tệ (nợ phải thu của khách hàng, phải thu khác,…), ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (1112) (tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày thu nợ)
Nợ TK 658 – Chi phí khác (lỗ tỷ giá hối đoái)
Có các TK 131, 138 (tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 558 – Thu nhập khác (lãi tỷ giá hối đoái).
Đồng thời ghi Nợ TK 007 (Chi tiết theo từng loại nguyên tệ)
3.17. Tại thời điểm lập BCTC, kế toán sử dụng tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi HTX thường xuyên có giao dịch để đánh giá lại tiền mặt là ngoại tệ cuối kỳ:
– Nếu tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ tăng so với đồng tiền ghi sổ kế toán, kế toán ghi nhận lãi tỷ giá, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (1112)
Có TK 558 – Thu nhập khác.
– Nếu tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, kế toán ghi nhận lỗ tỷ giá, ghi:
Nợ TK 658 – Chi phí khác
Có TK 111 – Tiền mặt (1112).
