1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của HTX với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay.
b) Đối tượng phải thu được hạch toán vào tài khoản này là các khách hàng có quan hệ kinh tế với HTX về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính. Khách hàng của HTX bao gồm: thành viên, HTX thành viên và các khách hàng bên ngoài HTX.
Tài khoản này phải được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng khách hàng, từng nội dung phải thu, từng kỳ hạn thu nợ và từng lần thanh toán. Tùy theo yêu cầu quản lý của HTX, tài khoản này có thể mở chi tiết theo thành viên, HTX thành viên và khách hàng khác.
c) Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. Khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sau khi trừ dự phòng đã trích lập được ghi nhận vào chi phí quản lý HTX trong kỳ báo cáo. Khoản nợ khó đòi đã xử lý khi đòi được, hạch toán vào thu nhập khác.
d) Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa HTX với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu HTX giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng
Bên Nợ:
– Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, TSCĐ, dịch vụ hoặc các khoản đầu tư tài chính;
– Số tiền thừa trả lại cho khách hàng;
– Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Bên Có:
– Số tiền khách hàng đã trả nợ;
– Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;
– Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu của khách hàng;
– Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại trừ vào nợ phải thu của khách hàng (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);
– Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua được hưởng trừ vào nợ phải thu của khách hàng;
– Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có: Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
Tùy theo yêu cầu quản lý của HTX để mở chi tiết Tài khoản 131 cho phù hợp, ví dụ TK 131 có thể mở chi tiết thành phải thu của khách hàng là thành viên, HTX thành viên và phải thu của các khách hàng ngoài HTX,…
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
3.1. Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được ngay bằng tiền, kế toán ghi nhận doanh thu, căn cứ vào hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh (giá bán chưa có thuế GTGT)
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
3.2. Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại:
Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (giá bán chưa có thuế GTGT của hàng bán trả lại)
Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (thuế GTGT của hàng bán bị trả
lại) (nếu có)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
3.3. Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán
a) Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá.
b) Trường hợp trên hóa đơn chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chưa trừ chiết khấu, giảm giá (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận khoản chiết khấu, giảm giá là khoản giảm trừ doanh thu gộp, ghi:
Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu
Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (số thuế GTGT của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại) (nếu có)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá).
3.4. Số chiết khấu thanh toán phải trả cho người mua khi người mua thanh toán tiền mua hàng trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (Số tiền còn thu được sau khi trừ chiết khấu thanh toán)
Nợ TK 658 – Chi phí khác (Số tiền chiết khấu thanh toán)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
3.5. Nhận được tiền do khách hàng trả (kể cả tiền lãi của số nợ – nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (Phần nợ gốc)
Có TK 558 – Thu nhập khác (phần tiền lãi của số nợ).
3.6. Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng (theo phương thức hàng đổi hàng), căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hoá nhận trao đổi (tính theo giá trị hợp lý ghi trong Hoá đơn GTGT hoặc Hoá đơn bán hàng của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ các TK 152, 156
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
3.7. Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xoá sổ, căn cứ vào biên bản xử lý xóa nợ, ghi:
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (số đã lập dự phòng)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (số chưa lập dự phòng)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
Đồng thời ghi Nợ TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý.
3.8. Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác bằng ngoại tệ chưa thu được tiền của khách hàng, căn cứ vào tỷ giá chuyển khoản trung bình của ngân hàng thương mại nơi HTX thường xuyên có giao dịch tại thời điểm phát sinh, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có các TK 511, 558.
Nếu thu được khoản nợ phải thu khó đòi đã xóa sổ thì đồng thời ghi Có TK 004- Nợ khó đòi đã xử lý.
3.9. Khi thu nợ phải thu của khách hàng bằng ngoại tệ, ghi:
Nợ các TK 1112, 1122 (tỷ giá chuyển khoản trung bình tại thời điểm thu nợ)
Nợ TK 658 – Chi phí khác (lỗ tỷ giá hối đoái)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 558 – Thu nhập khác (lãi tỷ giá hối đoái).
Đồng thời ghi Nợ TK 007 (chi tiết theo từng loại nguyên tệ)
3.10. Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá chuyển khoản trung bình tại thời điểm cuối kỳ kế toán:
– Nếu tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 558 – Thu nhập khác.
– Nếu tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, ghi:
Nợ TK 658 – Chi phí khác
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.
