1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm của các loại vật liệu, dụng cụ trong kho của HTX.
– Vật liệu của HTX là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của HTX. Vật liệu phản ánh vào TK này có thể bao gồm:
+ Vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu và vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể vật chất, thực thể chính của sản phẩm. Vì vậy khái niệm vật liệu, dụng cụ chính gắn liền với từng HTX sản xuất cụ thể.
+ Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường, hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật, bảo quản đóng gói; phục vụ cho quá trình lao động.
+ Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm diễn ra bình thường. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn và thể khí.
+ Vật tư thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ, dụng cụ sản xuất…
+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết bị được sử dụng cho công tác xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản.
– Dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với TSCĐ. Vì vậy dụng cụ được quản lý và hạch toán như vật liệu. Theo quy định hiện hành, những tư liệu lao động sau đây nếu không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ thì được ghi nhận là dụng cụ:
+ Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất xây lắp;
+ Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng, nhưng trong quá trình bảo quản hàng hóa vận chuyển trên đường và dự trữ trong kho có tính giá trị hao mòn để trừ dần giá trị của bao bì;
+ Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành, sứ;
+ Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng;
+ Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc,…
b) Kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu, dụng cụ trên TK 152 phải được thực hiện theo nguyên tắc giá gốc. Nội dung giá gốc của vật liệu, dụng cụ được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập.
– Giá gốc của vật liệu, dụng cụ mua ngoài, bao gồm: Giá mua ghi trên hóa đơn, các khoản thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm,… vật liệu, dụng cụ từ nơi mua về đến kho của HTX, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua vật liệu, dụng cụ và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có):
+ Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ thì giá trị của vật liệu, dụng cụ mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT.
+ Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu không được khấu trừ thì giá trị của vật liệu, dụng cụ mua vào bao gồm cả thuế GTGT.
– Giá gốc của vật liệu, dụng cụ tự chế biến, bao gồm: Giá thực tế của nguyên liệu xuất chế biến và chi phí chế biến.
– Giá gốc của vật liệu, dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến, bao gồm: Giá thực tế của vật liệu xuất thuê ngoài gia công chế biến, chi phí vận chuyển vật liệu đến nơi chế biến và từ nơi chế biến về HTX, tiền thuê ngoài gia công chế biến.
– Giá gốc của vật liệu, dụng cụ nhận góp vốn liên doanh, cổ phần là giá trị được các bên tham gia góp vốn liên doanh thống nhất đánh giá chấp thuận.
c) Việc tính trị giá của vật liệu, dụng cụ xuất kho trong kỳ, được thực hiện theo một trong các phương pháp sau:
– Phương pháp giá thực tế đích danh;
– Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập hoặc cuối kỳ;
– Phương pháp nhập trước, xuất trước.
HTX lựa chọn phương pháp tính giá nào thì phải đảm bảo tính nhất quán trong cả niên độ kế toán.
d) Kế toán chi tiết vật liệu, dụng cụ phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm, thứ vật liệu, dụng cụ. Trường hợp HTX sử dụng giá hạch toán trong kế toán chi tiết nhập, xuất vật liệu, dụng cụ, thì cuối kỳ kế toán phải tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật liệu, dụng cụ để tính giá thực tế của vật liệu, dụng cụ xuất dùng trong kỳ theo công thức:
| Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán | = | Giá thực tế của NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ | + | Giá thực tế của NVL, CCDC nhập kho trong kỳ | |||||
| của NVL, CCDC (1) | Giá hạch toán của NVL, CCDC tồn kho đầu kỳ | + | Giá hạch toán của NVL nhập kho trong kỳ | ||||||
| Giá thực tế của NVL, CCDC xuất dùng trong kỳ | = | Giá hạch toán của NVL, CCDC xuất dùng trong kỳ | x | Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của NVL, CCDC (1) | |||||
đ) Không phản ánh vào tài khoản này đối với nguyên vật liệu, dụng cụ không thuộc quyền sở hữu của HTX như nguyên vật liệu, dụng cụ nhận giữ hộ; nguyên vật liệu, dụng cụ nhận để gia công; nguyên vật liệu, dụng cụ nhận từ bên giao ủy thác xuất nhập khẩu…
e) Đối với công cụ, dụng cụ có giá trị lớn, quý hiếm phải có thể thức bảo quản đặc biệt. Đối với các công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ khi xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh phải ghi nhận toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
g) Trường hợp công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê xuất dùng hoặc cho thuê liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán thì được ghi nhận vào TK 242 “Tài sản khác” và phân bổ dần vào giá vốn hàng bán hoặc chi phí sản xuất kinh doanh theo từng bộ phận sử dụng.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 152 – Vật liệu, dụng cụ
Bên Nợ:
– Trị giá thực tế của vật liệu, dụng cụ nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài gia công, chế biến, nhận góp vốn hoặc từ các nguồn khác;
– Trị giá vật liệu, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê.
Bên Có:
– Trị giá thực tế của vật liệu, dụng cụ xuất kho dùng vào sản xuất, kinh doanh, để bán, thuê ngoài gia công chế biến hoặc đưa đi góp vốn;
– Trị giá vật liệu, dụng cụ trả lại người bán hoặc được giảm giá hàng mua;
– Chiết khấu thương mại được hưởng khi mua vật liệu, dụng cụ;
– Trị giá vật liệu, dụng cụ hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê.
Số dư bên Nợ:
Trị giá thực tế của vật liệu, dụng cụ tồn kho cuối kỳ.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
3.1. Khi mua vật liệu, dụng cụ về nhập kho, căn cứ hóa đơn, phiếu nhập kho và các chứng từ có liên quan phản ánh giá trị vật liệu, dụng cụ nhập kho:
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 152 – Vật liệu, dụng cụ (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có các TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán).
– Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị nguyên vật liệu bao gồm cả thuế GTGT.
Nợ TK 152 – Vật liệu, dụng cụ (tổng giá thanh toán)
Có các TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán).
3.2. Kế toán vật liệu, dụng cụ trả lại cho người bán, khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá nhận được khi mua vật liệu, dụng cụ:
– Trường hợp trả lại vật liệu, dụng cụ cho người bán, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 152 – Vật liệu, dụng cụ
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có).
– Trường hợp khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng bán nhận được sau khi mua nguyên, vật liệu thì kế toán phải căn cứ vào tình hình biến động của nguyên vật liệu để phân bổ số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán được hưởng dựa trên số nguyên vật liệu còn tồn kho, số đã xuất dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh, dùng để bán,..:
Nợ các TK 111, 112, 331,….
Có TK 152 – Vật liệu, dụng cụ (nếu VL, DC còn tồn kho)
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang (nếu VL, DC
đã xuất dùng cho sản xuất)
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu VL, DC được xác định là đã
tiêu thụ trong kỳ)
Có TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (nếu VL, DC đã dùng cho hoạt động quản lý kinh doanh)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).
3.3. Khi trả tiền cho người bán, nếu được hưởng chiết khấu thanh toán thì khoản chiết khấu thanh toán thực tế được hưởng được ghi nhận vào thu nhập khác, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 558 – Thu nhập khác.
3.4. Đối với vật liệu, dụng cụ nhập kho do thuê ngoài gia công, chế biến:
– Khi xuất vật liệu, dụng cụ đưa đi gia công, chế biến, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Có TK 152 – Vật liệu, dụng cụ.
– Khi phát sinh chi phí thuê ngoài gia công, chế biến, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có các TK 111, 112, 131, 141,…
– Khi nhập lại kho số vật liệu, dụng cụ thuê ngoài gia công, chế biến xong, ghi:
Nợ TK 152 – Vật liệu, dụng cụ
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
3.5. Đối với vật liệu, dụng cụ nhập kho do tự chế:
– Khi xuất kho vật liệu, dụng cụ để tự chế biến, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Có TK 152 – Vật liệu, dụng cụ.
– Khi nhập kho vật liệu, dụng cụ đã tự chế, ghi:
Nợ TK 152 – Vật liệu, dụng cụ
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
3.6. Đối với vật liệu, dụng cụ thừa phát hiện khi kiểm kê đã xác định được nguyên nhân thì căn cứ nguyên nhân thừa để ghi sổ, nếu chưa xác định được nguyên nhân thì căn cứ vào giá trị vật liệu, dụng cụ thừa, ghi:
Nợ TK 152 – Vật liệu, dụng cụ
Có TK 338 – Phải trả khác
– Khi có quyết định xử lý vật liệu, dụng cụ thừa phát hiện trong kiểm kê, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả khác
Có các Tài khoản có liên quan.
– Nếu xác định ngay khi kiểm kê số vật liệu, dụng cụ thừa là của các đơn vị khác thì không ghi vào bên Nợ TK152 tương ứng với bên Có TK 338 mà HTX chủ động ghi chép và theo dõi trong hệ thống quản trị và trình bày trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
3.7. Khi xuất kho vật liệu, dụng cụ sử dụng vào sản xuất, kinh doanh, ghi:
Nợ các TK 154, 642,… (nếu dụng cụ thuộc loại phân bổ một lần)
Nợ TK 242 – Tài sản khác (nếu dụng cụ thuộc loại phân bổ nhiều lần) (2421)
Có TK 152 – Vật liệu, dụng cụ.
Trường hợp xuất công cụ dụng cụ lâu bền ra sử dụng, đồng thời ghi Nợ TK 005.
3.8. Xuất vật liệu, dụng cụ sử dụng cho hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản hoặc sửa chữa lớn TSCĐ, ghi:
Nợ TK 242 – Tài sản khác (2422)
Có TK 152 – Vật liệu, dụng cụ.
Trường hợp xuất công cụ dụng cụ lâu bền ra sử dụng, đồng thời ghi Nợ TK 005.
3.9. Đối với vật liệu, dụng cụ đưa đi góp vốn vào đơn vị khác, khi xuất vật liệu, dụng cụ, ghi:
Nợ TK 1218 – Đầu tư tài chính khác (giá đánh giá lại)
Nợ TK 658 – Chi phí khác (giá đánh giá lại < giá trị ghi sổ)
Có TK 152 – Vật liệu, dụng cụ (giá trị ghi sổ)
Có TK 558 – Thu nhập khác (giá đánh giá lại > giá trị ghi sổ).
3.10. Đối với vật liệu, dụng cụ thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê:
Mọi trường hợp thiếu hụt vật liệu, dụng cụ trong kho hoặc tại nơi quản lý, bảo quản phát hiện khi kiểm kê phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân, xác định người phạm lỗi. Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để ghi sổ kế toán:
– Nếu do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán;
– Nếu giá trị vật liệu, dụng cụ hao hụt nằm trong phạm vi hao hụt cho phép (hao hụt vật liệu trong định mức), ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 152 – Vật liệu, dụng cụ.
– Nếu hàng tồn kho bị mất mát hoặc bị hao hụt ngoài định mức, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 152 – Vật liệu, dụng cụ
Nếu dụng cụ lâu bền đang sử dụng bị mất, hư hỏng thì đồng thời ghi Có TK 005.
– Khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ tiền lương của người phạm lỗi)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần giá trị VL, DC hao hụt, mất mát
còn lại phải tính vào giá vốn hàng bán)
Có TK 138 – Phải thu khác.
3.11. Đối với nguyên vật liệu, phế liệu ứ đọng, không cần dùng:
– Khi thanh lý, nhượng bán nguyên vật liệu, phế liệu, kế toán phản ánh giá vốn ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 152 – Vật liệu, dụng cụ.
– Kế toán phản ánh doanh thu bán nguyên vật liệu, phế liệu, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131
Có TK 511 – Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh
Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước.
