Phân loại thông tin quản trị HTX

1. Phân loại thông tin quản trị
   • Theo nguồn thông tin:
     1. Thông tin bên trong: những thông tin phát sinh trong nội bộ của tổ chức như thông tin về nhân sự, về tình hình tài chính của tổ chức…
     2. Thông tin bên ngoài: những thông tin ở bên ngoài tổ chức, như thông tin về thị trường, về các chính sách, về các văn bản pháp luật có liên quan đến hoạt động của tổ chức…
   • Theo chức năng của thông tin:

• Thông tin chỉ đạo: là các thông tin mang các mệnh lệnh, chỉ thị, nhiệm vụ, hướng dẫn chung cho tất cả các thành viên trong tổ chức
  1. Thông tin thực hiện: là các thông tin về tiến trình thực hiện và kết quả thực hiện mục tiêu của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức
  2. Theo kênh thông tin:
     1. Thông tin chính thức: là những thông tin từ các cấp bậc, các khâu, các bộ phận, đơn vị,  và các thành viên trong hệ thống tổ chức chính thức
     2. Thông tin không chính thức: là những thông tin xuất phát từ các nhóm và các mối quan hệ không chính thức trong tổ chức
  3. Theo cách truyền thông tin:
     1. Thông tin có hệ thống: là những thông tin tryền đi theo nội dung và thủ tục đã được định trước theo định kỳ và trong thời hạn nhất định
     2. Thông tin không có hệ thống: là những thông tin được truyền đi khi có những tình huống ngẫu nhiên, ngoài dự kiến, đột xuất xảy ra trong quá trình hoạt động của tổ chức
  4. Theo nội dung thông tin:
     1. Thông tin đầu vào: là những thông tin về tình hình các yếu tố đầu vào có thể cung cấp như thông tin về nguyên nhiên vật liệu, về thị trường lao động, thị trường vốn…
     2. Thông tin đầu ra: là những thông tin về kết quả hoạt động của tổ chức
     3. Thông tin phản hồi: là những thông tin về phản ứng của các thành viên trong tổ chức và của các cá nhân, tổ chức có liên quan
     4. Thông tin về môi trường quản trị: là những thông tin về các yếu tố của môi trường quản trị như thông tin về chính trị, luật pháp, các thiết chế xã hội…
     5. Thông tin về hoạt động quản trị: là những thông tin liên quan đến chủ thể quản trị, đối tượng quản trị, thông tin về quá trình ra quyết định, hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát

– …

• Theo mức độ xử lý:
  1. Thông tin sơ cấp: là những thông tin thu thập ban đầu chưa qua xử lý
  2. Thông tin thứ cấp: là những thông tin đã qua xử lý

• Các nhân tố ảnh hưởng đến giá trị thông tin
  • Sự thích hợp của thông tin:
    1. Thông tin cần phải cung cấp theo đúng mục tiêu đã được xác định
    2. Thông tin được cung cấp phải là cơ sở khoa học để ra những quyết định quản trị đúng  đắn
    3. Thông tin cần phản ánh đúng những dữ kiện có liên quan đến các vấn đề cần phải giải quyết
    4. Thông tin cần tiện lợi cho người sử dụng
  • Chất lượng của thông tin:
    1. Thông tin có chất lượng là những thông tin:
       1. Rõ ràng và đầy đủ
       2. Chính xác và trung thực
       3. Hệ thống và tổng hợp
       4. Cô đọng và lôgic
    2. Thông tin có chất lượng có thể mang lại nhiều lợi ích:
       • Tiết kiệm được thời gian

• Hỗ trợ ra quyết định được tốt hơn
  1. Giúp nhà quản trị nhận thức đúng những thay đổi, những xu hướng và phát triển.
     • Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin:
       1. Tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ
       2. Năng lực và khả năng nhận thức của con người
       3. Phương thức thu thập và truyền đạt thông tin
  2. Tính kịp thời của thông tin:
     1. Tính kịp thời của thông tin được quyết định bởi những điều kiện cụ thể, trong những tình huống cụ thể và bởi độ chín muồi của vấn đề
     2. Thu thập và xử lý thông tin quá sớm sẽ không bao quát hết cả những thay đổi ở giai đoạn sau, điều này sẽ làm giảm giá trị thông tin
     3. Thu thập và xử lý thông tin quá muộn dẫn đến ra quyết định không kịp thời, bỏ lỡ thời cơ hoặc làm cho quyết định trở nên kém giá trị
  3. Dung lượng thông tin:
     1. Bảo đảm cung cấp cho nhà quản trị những thông tin cần thiết và đủ để ra các quyết định đúng đắn, chính xác
     2. Thừa hay thiếu thông tin đều làm giảm giá trị thông tin