Nội dung Nghị định 174/2016/NĐ-CP tập trung làm rõ các vấn đề liên quan đến quy định lưu trữ chứng từ kế toán như sau:
1. Những loại chứng từ kế toán nào phải được lưu trữ theo quy định?
Trên thực tế, bộ phận Kế toán sẽ phải quản lý rất nhiều loại tài liệu kế toán cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Tuy nhiên việc quy định lưu trữ chỉ cần áp dụng với một số tài liệu mang tính chất quan trọng cao bao gồm:
- Chứng từ kế toán
- Các loại sổ sách kế toán bao gồm sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
- Các loại báo cáo gồm: Báo cáo tài chính; BC quyết toán ngân sách; BC tổng hợp quyết toán ngân sách; BC kế toán quản trị; BC kiểm kê và đánh giá tài sản.
- Các loại tài liệu kế toán có liên quan khác như: hợp đồng; hồ sơ; tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; Quyết định liên quan đến việc thay đổi nguồn vốn, thay đổi chủ sở hữu của doanh nghiệp; Tài liệu liên quan đến thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ tài chính khác đối với Nhà nước.
2. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán
a. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 5 năm
Căn cứ theo quy định tại điều 12 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP, những chứng từ kế toán phải thực hiện quy định lưu trữ tối thiểu 5 năm là những tài liệu, chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ bao gồm:
- Chứng từ kế toán như phiếu thu chi, phiếu nhập xuất kho
- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành.
- Đối với những trường hợp khác, được quy định cụ thể về thời hạn khác thì doanh nghiệp phải nghiêm túc chấp hành theo quy định đó.
b. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán tối thiểu 10 năm
Căn cứ theo quy định tại điều 13 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP tất cả tài liệu chứng từ kế toán sau sẽ có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.
- Chứng từ kế toán liên quan trực tiếp đến việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo Tài chính; Các bảng kê; bảng tổng hợp chi tiết, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; Báo cáo tháng, quý, năm; Báo cáo quyết toán; Báo cáo tự kiểm tra kế toán; Biên bản tiêu hủy tài liệu… Thời điểm lưu trữ tính từ khi kết thúc niên độ kế toán.
- Tài liệu chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quản kiểm kê và đánh giá tài sản. Thời điểm lưu trữ tính từ khi các giao dịch được hoàn thành.
- Tài liệu liên quan đến các đơn vị Chủ đầu tư bao gồm tài liệu trong các kỳ kế toán năm; báo cáo quyết toán dự án hoàn thành. Thời điểm lưu trữ tính từ khi hoàn thành duyệt hoàn thành báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án.
- Tài liệu liên quan đến các hoạt động thay đổi vốn điều lệ, chủ sở hữu của doanh nghiệp như giải thể, phá sản, cổ phần hóa… Thời điểm lưu trữ tính từ khi hoàn thành thủ tục.
- Các tài liệu kế toán liên quan đến hoạt động kiểm tra, kiểm toán, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thời điểm lưu trữ tính từ khi có báo cáo hoặc kết quả thanh tra từ các cơ quan có thẩm quyền.
- Các tài liệu khác không được nêu trong quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
- Có những tài liệu được quy định cụ thể về thời hạn lưu trữ khác thì doanh nghiệp sẽ phải thực hiện theo các quy định đó.
c. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán vĩnh viễn
Đối với chứng từ có tính sử sách, mang giá trị kinh tế, chính trị – xã hội, doanh nghiệp sẽ phải lưu trữ vĩnh viễn. Các tài liệu chứng từ kế toán đấy bao gồm:
- Sổ kế toán tổng hợp
- Báo cáo Tài chính năm
- Chứng từ và tài liệu kế toán khác.
3. Quy định về cách lưu trữ chứng từ kế toán
Cách lưu trữ chứng từ kế toán được quy định cụ thể tại Điều 9 của Nghị định 17/2016/NĐ-CP. Cụ thể gồm các vấn đề cần lưu ý như sau:
- Các tài liệu kế toán được ghi chép trên máy tính hoặc các thiết bị lưu trữ như băng, đĩa, thẻ thì phải được in ra giấy cùng với đầy đủ các yếu tố pháp lý theo quy định như (mẫu biểu, mã số, chữ ký, con dấu) mới được đưa vào lưu trữ.
- Lưu trữ chứng từ kế toán phải được thực hiện khoa học, đầy đủ và có hệ thống. Kế toán viên phải phân loại chứng từ kế toán và sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh nghiệp vụ trong mỗi niên độ kế toán. Việc sắp xếp này sẽ đảm bảo cho việc tìm kiếm, tra cứu dễ dàng khi cần phải sử dụng.
- Quy định nêu rõ, chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày kết thúc niên độ kế toán thì doanh nghiệp phải thực hiện việc lưu trữ chứng từ kế toán.
- Đối với các tài liệu liên quan đến đơn vị đầu tư, cũng chậm nhất là 12 tháng kể từ ngày báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành được duyệt.
- Việc lưu trữ chứng từ kế toán liên quan đến các hoạt động làm thay đổi chủ sở hữu hoặc vốn điều lệ của doanh nghiệp như giải thể, phá sản, chuyển đổi hình thức sở hữu, cổ phần… thì phải thực hiện chậm nhất là 06 tháng kể từ ngày kết thúc thủ tục.
4. Quy định về nơi lưu trữ chứng từ kế toán
Tại Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết về nơi lưu trữ chứng từ kế toán như sau:
- Doanh nghiệp thực hiện lưu trữ tại kho lưu trữ của đơn vị mình. Kho lưu trữ phải đảm bảo trang thiết bị bảo quản đầy đủ và an toàn (chống trộm, chống cháy, chống ẩm mốc, côn trùng…)
- Các công ty liên doanh, hoặc công ty có vốn đầu tư nước ngoài 100% phải lưu trữ tại công ty trên lãnh thổ Việt Nam trong thời gian hoạt động tại Việt Nam.
- Tài liệu chứng từ kế toán của các doanh nghiệp giải thể, phá sản được lưu trữ tại cơ quan cấp phép đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan cấp quyết định giải thể, phá sản.
- Đối với các doanh nghiệp sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, cổ phần hóa thì chứng từ kế toán được lưu trữ tại đơn vị của chủ sở hữu mới hoặc cơ quan cấp quyết định.
- Người được giao nhiệm vụ quản lý việc lưu trữ chứng từ thường là người đứng đầu mà sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ những nội dung liên quan đến vấn đề lưu trữ.
5. Mức xử phạt các hành vi liên quan đến quy định lưu trữ chứng từ kế toán
Theo quy định mới nhất tại Điều 15 Nghị định 41/2018/NĐ-CP, thì các hành vi vi phạm liên quan đến việc lưu trữ chứng từ kế toán sẽ phải chịu các mức phạt sau:
- Phạt cảnh cáo đối với các hành vi: Không thực hiện việc lưu trữ theo đúng thời gian quy định; Không thực hiện việc phân loại, sắp xếp các tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ.
- Phạt tiền từ 5 – 10 triệu đồng đối với một trong số các hành vi sau: Chứng từ kế toán lưu trữ không đầy đủ; Làm mất mát, hư hỏng các chứng từ trong thời gian lưu trữ; Tự ý sử dụng các chứng từ trong thời gian lưu trữ không đúng theo quy định; Không thực hiện việc kiểm kê, phân loại và phục hồi các tài liệu chứng từ bị mất.
- Phạt tiền từ 10 – 20 triệu đồng đối với các hành vi sau: Hủy bỏ tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự; Tiêu hủy chứng từ kế toán không đúng theo quy định (không thành lập hội đồng, không đúng phương pháp, không lập biên bản).
Trên đây là toàn bộ kiến thức tổng hợp xoay quanh vấn đề lưu trữ chứng từ kế toán. Hy vọng bài viết sẽ có tính chất nhắc nhở để doanh nghiệp lưu tâm và thực hiện theo đúng quy định chung.
