1. Nguyên tắc kế toán
1.1. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở TK 131 – Phải thu của khách hàng, TK 132 – Phải thu của hoạt động tín dụng nội bộ và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu này, gồm những nội dung chủ yếu sau:
– Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý hoặc các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài HTX) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hóa, tiền vốn,… đã được xử lý bắt bồi thường;
– Các khoản chi đầu tư XDCB, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi (nếu có);
– Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính;
– Các khoản chi hộ bên thứ 3 phải thu hồi;
– Số tiền hoặc giá trị tài sản mà HTX đem đi thế chấp, ký quỹ, ký cược tại các tổ chức khác trong quan hệ kinh tế theo quy định của pháp luật;
– Các khoản cho mượn bằng hiện vật (tài sản phi tiền tệ);
– Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên.
1.2. Nguyên tắc kế toán đối với các khoản cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược:
a) Các khoản tiền, tài sản đem cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược phải được theo dõi chặt chẽ và kịp thời thu hồi khi hết thời hạn cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược.
b) HTX phải theo dõi chi tiết các khoản cầm cố, thế chấp ký cược, ký quỹ theo từng loại, từng đối tượng, kỳ hạn, nguyên tệ.
c) Đối với tài sản đưa đi cầm cố, ký quỹ, ký cược được phản ánh theo giá đã ghi sổ kế toán của HTX. Khi xuất tài sản phi tiền tệ mang đi cầm cố ghi theo giá nào thì thu về ghi theo giá đó. Trường hợp thế chấp bằng giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản (như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đăng ký ô tô,…) thì không ghi giảm tài sản mà theo dõi chi tiết trên sổ kế toán (chi tiết loại giấy tờ đang thế chấp) và thuyết minh trên Báo cáo tài chính.
1.3. Về nguyên tắc trong mọi trường hợp phát hiện thiếu tài sản, phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp xử lý cụ thể.
Giá trị hàng tồn kho bị hao hụt, mất mát (trừ hao hụt trong định mức trong quá trình thu mua được hạch toán vào giá trị hàng tồn kho) sau khi trừ số thu bồi thường được hạch toán vào giá vốn hàng bán.
Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý đối với phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê sau khi trừ đi phần bồi thường của các tổ chức, cá nhân có liên quan được hạch toán vào chi phí khác của HTX.
1.4. Khoản tổn thất về nợ phải thu khác khó đòi sau khi trừ số dự phòng đã trích lập (nếu có) được hạch toán vào chi phí quản lý kinh doanh của HTX.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 138 – Phải thu khác
Bên Nợ:
– Giá trị tài sản thiếu;
– Phải thu về tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính;
– Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản nợ phải thu khác;
– Giá trị tài sản mang đi cầm cố hoặc số tiền đã ký quỹ, ký cược;
– Các khoản cho mượn bằng hiện vật (tài sản phi tiền tệ);
– Đánh giá lại các khoản phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Bên Có:
– Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;
– Số tiền đã thu được về các khoản nợ phải thu khác;
– Giá trị tài sản cầm cố hoặc số tiền ký quỹ, ký cược đã nhận lại hoặc đã thanh toán;
– Nhận lại tài sản mà cho đơn vị khác mượn bằng hiện vật;
– Khoản bị phạt khấu trừ vào tiền ký quỹ, ký cược tính vào chi phí khác;
– Đánh giá lại các khoản phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Số dư bên Nợ:
Các khoản nợ phải thu khác chưa thu được.
Tài khoản này có thể có số dư bên Có: Số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu (trường hợp cá biệt và chi tiết của một số đối tượng cụ thể).
Tùy theo yêu cầu quản lý của HTX, TK 138 – Phải thu khác có thể chi tiết theo các nội dung phải thu khác như tài sản thiếu chờ xử lý; cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược và phải thu khác.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
3.1. Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (giá trị còn lại của TSCĐ)
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2141) (giá trị hao mòn)
Có TK 211 – Tài sản cố định (2111) (nguyên giá).
3.2. TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi giảm TSCĐ:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (2141) (giá trị hao mòn lũy kế)
Nợ TK 3532 – Quỹ phúc lợi (Giá trị còn lại)
Có TK 211 – Tài sản cố định (2111) (nguyên giá).
Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3532)
3.3. Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hóa,… phát hiện thiếu khi kiểm kê:
a) Phản ánh giá trị tài sản bị thiếu, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có các TK 111, 152, 156.
b) Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 418 – Các quỹ thuộc vốn chủ sở hữu (nếu tài sản thiếu được bù đắp bằng quỹ dự phòng tài chính)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn
kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)
Nợ TK 658 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua
kiểm kê phải tính vào tổn thất của HTX)
Có TK 138 – Phải thu khác.
3.4. Cho đơn vị khác mượn tài sản bằng hiện vật (phi tiền tệ), ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có các TK 152, 156,…
3.5. Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có các TK 111, 112.
3.6. Định kỳ, khi xác định khoản phải thu về tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 558 – Thu nhập khác.
3.7. Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 138 – Phải thu khác
3.8. Khi có quyết định xử lý nợ phải thu khác không có khả năng thu hồi, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (số bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)
Nợ TK 229 – Dự phòng tổn thất tài sản (nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh (số hạch toán vào chi phí)
Có TK 138 – Phải thu khác.
3.9. Kế toán cầm cố, thế chấp, ký quỹ, ký cược:
a) Dùng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng để ký cược, ký quỹ, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có các TK 111, 112.
b) Khi mang hàng tồn kho hoặc tài sản khác đi cầm cố, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (chi tiết theo từng khoản)
Có các TK 152, 156,…
c) Trường hợp dùng tài sản cố định để cầm cố, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (giá trị còn lại)
Nợ TK 214 – Hao mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn lũy kế)
Có TK 211- TSCĐ (nguyên giá).
d) Khi nhận lại tài sản cầm cố hoặc tiền ký quỹ, ký cược:
– Nhận lại số tiền ký quỹ, ký cược, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 138 – Phải thu khác.
– Khi nhận lại hàng tồn kho phi tiền tệ cho đơn vị khác mượn hoặc mang đi cầm cố, ghi:
Nợ các TK 152, 156,…
Có TK 138 – Phải thu khác.
– Nhận lại tài sản cố định cầm cố, ghi:
Nợ TK 211 – TSCĐ (nguyên giá khi đưa đi cầm cố)
Có TK 138 – Phải thu khác (giá trị còn lại)
Có TK 214 – Hao mòn tài sản cố định (giá trị hao mòn lũy kế).
đ) Trường hợp HTX không thực hiện đúng những cam kết, bị phạt vi phạm hợp đồng trừ vào tiền ký quỹ, ký cược, ghi:
Nợ TK 658 – Chi phí khác (số tiền bị trừ)
Có TK 138 – Phải thu khác.
e) Trường hợp sử dụng khoản ký cược, ký quỹ thanh toán cho người bán, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 138 – Phải thu khác.
3.10. Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu khác là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi HTX thường xuyên có giao dịch:
– Nếu tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 558 – Thu nhập khác.
– Nếu tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, ghi:
Nợ TK 658 – Chi phí khác
