1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại thành phẩm, hàng hóa của HTX.
Thành phẩm là những sản phẩm đã kết thúc quá trình chế biến do các bộ phận của HTX trực tiếp sản xuất hoặc thuê ngoài gia công xong đã được kiểm nghiệm phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật và nhập kho.
Hàng hóa là các loại vật tư, sản phẩm do HTX mua về với mục đích để bán (bán buôn và bán lẻ).
b) Giá gốc của thành phẩm, hàng hóa được xác định theo từng nguồn nhập:
– Thành phẩm sản xuất hoàn thành nhập kho, bao gồm chi phí vật liệu, dụng cụ trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung và những chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc sản xuất sản phẩm.
– Thành phẩm thuê ngoài gia công chế biến, bao gồm: Chi phí vật liệu, dụng cụ trực tiếp, chi phí thuê gia công và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến quá trình gia công.
– Hàng hóa mua vào nhập kho, bao gồm: Giá mua, chi phí thu mua (vận chuyển, bốc xếp, bảo quản hàng từ nơi mua về kho HTX, chi phí bảo hiểm,…), các loại thuế không được khấu trừ hoặc hoàn lại, các chi phí sơ chế, gia công thêm (nếu có).
* Không được tính vào giá gốc thành phẩm các chi phí sau:
– Chi phí vật liệu, dụng cụ, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường;
– Chi phí vận chuyển, bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí vận chuyển, bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản trong quá trình mua hàng;
– Chi phí quản lý kinh doanh.
* Không hạch toán vào TK 156 các trường hợp sau:
– Hàng hóa nhận bán hộ, nhận giữ hộ cho các đơn vị khác;
– Vật liệu, dụng cụ mua về dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh
c) Để tính giá trị thành phẩm, hàng hóa xuất kho, kế toán có thể áp dụng một trong các phương pháp sau:
+ Phương pháp nhập trước – xuất trước;
+ Phương pháp giá thực tế đích danh;
+ Phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lẫn nhập hoặc cuối kỳ.
– Một số đơn vị có đặc thù (ví dụ như các đơn vị kinh doanh siêu thị hoặc tương tự) có thể áp dụng kỹ thuật xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo phương pháp giá bán lẻ. Theo phương pháp này, giá trị xuất kho của hàng hóa được xác định căn cứ vào giá bán của hàng tồn kho trừ đi lợi nhuận biên (do HTX tự xác định) theo tỷ lệ phần trăm hợp lý. Tỷ lệ phần trăm này có tính đến việc các mặt hàng có thể bị hạ giá xuống thấp hơn giá bán ban đầu. Thông thường mỗi bộ phận bán lẻ sẽ sử dụng một tỷ lệ phần trăm bình quân riêng.
– Chi phí thu mua hàng hóa trong kỳ có thể được hạch toán trực tiếp vào giá gốc hàng tồn kho hoặc được phân bổ cho hàng hóa tiêu thụ trong kỳ và hàng hóa tồn kho cuối kỳ. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí thu mua hàng hóa tuỳ thuộc tình hình cụ thể của từng HTX nhưng phải thực hiện theo nguyên tắc nhất quán.
d) Kế toán chi tiết hàng hóa phải thực hiện theo từng kho, từng loại, từng nhóm hàng hóa.
đ) Trường hợp HTX là nhà phân phối hoạt động thương mại được nhận hàng hoá (không phải trả tiền) từ nhà sản xuất để quảng cáo, khuyến mại cho khách hàng mua hàng.
– Khi nhận hàng của nhà sản xuất (không phải trả tiền) dùng để khuyến mại, quảng cáo cho khách hàng, HTX phải theo dõi chi tiết số lượng hàng trong hệ thống quản trị nội bộ của mình và thuyết minh trên Bản thuyết minh Báo cáo tài chính đối với hàng nhận được và số hàng đã dùng để khuyến mại cho người mua.
– Khi hết chương trình khuyến mại, nếu không phải trả lại nhà sản xuất số hàng khuyến mại chưa sử dụng hết, kế toán ghi nhận giá trị số hàng khuyến mại không phải trả lại là thu nhập khác.
e) Kế toán chi tiết thành phẩm phải thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm, thứ thành phẩm.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa
Bên Nợ:
– Trị giá của thành phẩm, hàng hóa nhập kho;
– Trị giá của thành phẩm, hàng hóa thừa khi kiểm kê.
Bên Có:
– Trị giá thực tế của thành phẩm, hàng hóa xuất kho;
– Trị giá của thành phẩm, hàng hóa thiếu hụt khi kiểm kê.
Số dư bên Nợ: Trị giá thực tế của thành phẩm, hàng hóa tồn kho cuối kỳ.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
a) Nhập kho thành phẩm do HTX sản xuất ra hoặc thuê ngoài gia công, ghi:
Nợ TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
b) Nhập kho hàng hóa do mua ngoài, ghi:
Nợ TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (thuế GTGT đầu vào)
Có các TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán).
Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì trị giá hàng hóa mua vào bao gồm cả thuế GTGT.
Nợ TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa (tổng giá thanh toán)
Có các TK 111, 112, 141, 331,… (tổng giá thanh toán).
c) Trường hợp khoản chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng mua nhận được sau khi mua hàng thì kế toán phải căn cứ vào tình hình biến động của hàng hóa để phân bổ số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua được hưởng dựa trên số hàng còn tồn kho, số đã xuất bán trong kỳ:
Nợ các TK 111, 112, 331,….
Có TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa (nếu hàng còn tồn kho)
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán (nếu đã tiêu thụ trong kỳ)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).
d) Giá trị của hàng hóa mua ngoài không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng kinh tế phải trả lại cho người bán, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có).
đ) Phản ánh chi phí thu mua hàng hoá, ghi:
Nợ TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 141, 331,…
e) Trường hợp thuê ngoài gia công, chế biến hàng hóa:
– Khi xuất kho hàng hóa đưa đi gia công, chế biến, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Có TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa.
– Chi phí gia công, chế biến hàng hóa, ghi:
Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331,…
– Khi gia công xong nhập lại kho hàng hóa, ghi:
Nợ TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa
Có TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang.
g) Xuất kho thành phẩm, hàng hóa để bán cho khách hàng, kế toán phản ánh giá vốn của thành phẩm xuất bán, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa.
h) Xuất kho thành phẩm gửi đi bán, xuất kho cho các cơ sở nhận bán hàng đại lý, ký gửi, ghi:
Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán (gửi bán đại lý)
Có TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa.
i) Khi người mua trả lại số thành phẩm, hàng hóa đã bán:
– Phản ánh doanh thu của hàng bán bị trả lại, ghi:
Nợ TK 521- Các khoản giảm trừ doanh thu
Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
Có các TK 111, 112, 131,… (tổng giá trị của hàng bán bị trả lại)..
– Đồng thời phản ánh giá vốn của thành phẩm, hàng hóa đã bán bị trả lại nhập lại kho, ghi:
Nợ TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.
k) Xuất kho sản phẩm, hàng hóa cho tiêu dùng nội bộ, ghi:
Nợ các TK 642, 242, 211
Có TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa.
l) Xuất kho thành phẩm, hàng hóa đưa đi góp vốn vào đơn vị khác, ghi:
Nợ TK 121 – Đầu tư tài chính (1218) (theo giá đánh giá lại)
Nợ TK 658 – Chi phí khác (chênh lệch giữa giá đánh giá lại nhỏ hơn giá
trị ghi sổ của thành phẩm, hàng hóa)
Có TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa
Có TK 558 – Thu nhập khác (chênh lệch giữa giá đánh giá lại lớn
hơn giá trị ghi sổ của thành phẩm, hàng hóa).
m) Mọi trường hợp phát hiện thừa, thiếu thành phẩm, hàng hóa khi kiểm kê đều phải lập biên bản và truy tìm nguyên nhân xác định người phạm lỗi. Căn cứ vào biên bản kiểm kê và quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền để ghi sổ kế toán.
– Nếu thừa, thiếu thành phẩm, hàng hóa do nhầm lẫn hoặc chưa ghi sổ kế toán phải tiến hành ghi bổ sung hoặc điều chỉnh lại số liệu trên sổ kế toán.
– Trường hợp chưa xác định được nguyên nhân thừa, thiếu phải chờ xử lý:
+ Nếu thừa, ghi:
Nợ TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa (giá trị hợp lý)
Có TK 338 – Phải trả khác.
Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, ghi:
Nợ TK 338 – Phải trả khác.
Có các TK liên quan.
+ Nếu thiếu, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa.
– Khi có quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, kế toán ghi:
Nợ các TK 111, 112,…. (nếu cá nhân phạm lỗi bồi thường bằng tiền)
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ vào lương người phạm lỗi )
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (phần giá trị hao hụt, mất mát còn lại sau
khi trừ số thu bồi thường)
Có TK 138 – Phải thu khác.
n) Trường hợp HTX sử dụng sản phẩm sản xuất ra để biếu tặng, khuyến mại, quảng cáo (theo pháp luật về thương mại), căn cứ vào giá trị ghi sổ của sản phẩm, hàng hóa đem biếu tặng:
Nợ TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
Có TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa.
o) Nếu biếu tặng cho cán bộ thành viên được trang trải bằng quỹ khen thưởng, phúc lợi, ghi:
Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
Có TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
p) Kế toán trả lương cho người lao động bằng sản phẩm, hàng hóa:
– Doanh thu của sản phẩm dùng để trả lương cho người lao động, ghi:
Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
Có TK 3338 – Thuế khác, phí, lệ phí và các khoản khác phải nộp nhà nước (chi tiết thuế TNCN phải nộp – nếu có).
– Ghi nhận giá vốn hàng bán đối với giá trị sản phẩm dùng để trả lương cho người lao động, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa.
q) Cuối kỳ, khi phân bổ chi phí thu mua cho hàng hóa được xác định là bán trong kỳ, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 156 – Thành phẩm, hàng hóa.
