1. Nguyên tắc kế toán
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tăng, giảm các tài sản khác của HTX, bao gồm chi phí trả trước và xây dựng cơ bản dở dang (gồm chi phí mua sắm TSCĐ, chi phí đầu tư XDCB, chi phí sửa chữa lớn TSCĐ).
1.1. Chi phí trả trước là những chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí SXKD của các kỳ kế toán sau.
a) Nội dung chi phí trả trước bao gồm:
– Chi phí trả trước về thuê cơ sở hạ tầng, thuê hoạt động TSCĐ (quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho bãi, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho sản xuất, kinh doanh nhiều kỳ kế toán;
– Chi phí thành lập HTX, chi phí đào tạo, quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động có giá trị lớn được phân bổ theo quy định của pháp luật hiện hành;
– Chi phí mua bảo hiểm (bảo hiểm cháy, nổ, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân xe, bảo hiểm tài sản,…) và các khoản chi phí mà HTX mua và trả một lần cho nhiều kỳ kế toán;
– Công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kế toán;
– Lãi tiền vay trả trước cho nhiều kỳ kế toán;
– Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn HTX không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phân bổ theo quy định của pháp luật hiện hành;
– Các khoản chi phí trả trước khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều kỳ kế toán.
b) Kế toán phải theo dõi chi tiết từng khoản chi phí trả trước theo từng kỳ hạn trả trước đã phát sinh, đã phân bổ vào các đối tượng chịu chi phí của từng kỳ kế toán và số còn lại chưa phân bổ vào chi phí. Việc tính và xác định mức phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD từng kỳ kế toán được thực hiện theo cơ chế tài chính hiện hành, căn cứ vào tính chất từng loại chi phí để lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý.
1.2. Chi phí XDCB dở dang bao gồm chi phí mua sắm TSCĐ, xây dựng mới hoặc sửa chữa lớn, cải tạo TSCĐ
a) Công tác đầu tư XDCB và sửa chữa lớn TSCĐ của HTX có thể được thực hiện theo phương thức giao thầu hoặc tự làm.
* Chi phí thực hiện các dự án đầu tư XDCB là toàn bộ chi phí cần thiết để xây dựng mới hoặc sửa chữa, cải tạo TSCĐ và được thực hiện theo quy chế về quản lý đầu tư XDCB. Chi phí đầu tư XDCB bao gồm:
– Chi phí xây dựng;
– Chi phí thiết bị;
– Chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư;
– Chi phí quản lý dự án;
– Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng;
– Chi phí khác.
* Tài khoản 2422 – XDCB dở dang: phải được mở chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình và phải được hạch toán chi tiết từng nội dung chi phí đầu tư XDCB và được theo dõi lũy kế kể từ khi khởi công đến khi công trình, hạng mục công trình hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng.
b) Khi đầu tư XDCB, các chi phí xây lắp, chi phí thiết bị thường tính trực tiếp cho từng công trình; Các chi phí quản lý dự án và chi phí khác thường được chi chung và phải phân bổ cho từng công trình theo nguyên tắc:
– Nếu xác định được riêng các chi phí quản lý dự án và chi phí khác liên quan trực tiếp đến từng công trình thì tính trực tiếp cho công trình đó;
– Các chi phí quản lý dự án và chi phí chung có liên quan đến nhiều công trình mà không tính trực tiếp được cho từng công trình thì đơn vị được quyền phân bổ theo những tiêu thức phù hợp nhất với từng công trình.
c) Hạch toán chi phí sửa chữa TSCĐ:
– Trường hợp sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên, duy trì cho TSCĐ hoạt động bình thường: Chi phí sửa chữa TSCĐ được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
– Trường hợp sửa chữa lớn TSCĐ, toàn bộ chi phí sửa chữa lớn khi phát sinh tập hợp vào TK 2422. Khi TSCĐ hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng:
+ Trường hợp không trích trước chi phí sửa chữa lớn thì toàn bộ chi phí sửa chữa lớn đã phát sinh được kết chuyển vào TK 2421 để phân bổ dần vào chi phí của bộ phận liên quan sử dụng TSCĐ đó.
+ Nếu trích trước chi phí sửa chữa lớn thì toàn bộ chi phí sửa chữa lớn TSCĐ được bù trừ với số đã trích trước (Nợ TK 338/Có TK 2422). Phần chênh lệch còn thiếu/ thừa so với số đã trích trước được ghi nhận tăng, giảm chi phí của bộ phận liên quan sử dụng TSCĐ đó.
d) Trường hợp dự án đầu tư bị hủy bỏ, HTX phải tiến hành thanh lý và thu hồi các chi phí đã phát sinh của dự án. Phần chênh lệch giữa chi phí đầu tư thực tế phát sinh và số thu từ việc thanh lý được ghi nhận vào chi phí khác hoặc xác định trách nhiệm bồi thường của tổ chức, cá nhân để thu hồi.
đ) Các chi phí khác phát sinh như chi phí lãi vay được vốn hóa, chi phí đấu thầu, chi phí tháo dỡ hoàn trả mặt bằng (sau khi bù trừ với số phế liệu có thể thu hồi) được hạch toán vào chi phí xây dựng cơ bản dở dang (TK 2422).
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 242 – Tài sản khác
Bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước, chi phí xây dựng cơ bản dở dang phát sinh trong kỳ.
Bên Có:
Các khoản chi phí trả trước đã phân bổ trong kỳ;
Ghi giảm chi phí xây dựng cơ bản dở dang do TSCĐ đã hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng
Số dư bên Nợ: Các khoản chi phí trả trước và chi phí XDCB dở dang hiện còn cuối kỳ.
Tài khoản 242 – Tài sản khác, có 2 tài khoản cấp 2:
– Tài khoản 2421 – Chi phí trả trước: Phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyển các khoản chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh của các kỳ kế toán sau.
– Tài khoản 2422 – Xây dựng cơ bản dở dang: Phản ánh các chi phi thực hiện các dự án đầu tư XDCB (bao gồm chi phí mua sắm mới TSCĐ, xây dựng mới hoặc sửa chữa, cải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹ thuật công trình) và tình hình quyết toán dự án đầu tư XDCB ở các HTX có tiến hành công tác mua sắm TSCĐ, đầu tư XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
3.1. Hạch toán chi phí trả trước
a) Khi phát sinh các khoản chi phí trả trước phải phân bổ dần vào chi phí SXKD của nhiều kỳ, ghi:
Nợ TK 242 – Tài sản khác (2421)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331, 334, 338,…
Định kỳ tiến hành phân bổ chi phí trả trước vào chi phí SXKD, ghi:
Nợ các TK 154, 658, 642
Có TK 242 – Tài sản khác (2421).
b) Khi trả trước tiền thuê TSCĐ theo phương thức thuê hoạt động và phục vụ hoạt động kinh doanh cho nhiều kỳ, ghi:
Nợ TK 242 – Tài sản khác (2421)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112.
c) Trường hợp mua TSCĐ theo phương thức trả chậm, trả góp:
– Khi mua TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình theo phương thức trả chậm, trả góp và đưa về sử dụng ngay cho SXKD, ghi:
Nợ TK 211 – Tài sản cố định (giá mua trả tiền ngay)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Nợ TK 242 – Tài sản khác (phần lãi trả chậm là số chênh lệch giữa tổng số tiền phải thanh toán trừ (-) Giá mua trả tiền ngay trừ (-)
thuế GTGT (nếu có)) (2421)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
– Định kỳ, thanh toán tiền cho người bán, kế toán ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112 (số phải trả định kỳ bao gồm cả giá gốc và
lãi trả chậm, trả góp phải trả định kỳ).
– Định kỳ, tính vào chi phí số lãi trả chậm, trả góp phải trả, ghi:
Nợ TK 658 – Chi phí khác
Có TK 242 – Tài sản khác (2421).
d) Trường hợp chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh lớn, HTX không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ, phải phân bổ chi phí vào nhiều kỳ kế toán, khi công việc sửa chữa hoàn thành:
– Định kỳ, tính và phân bổ chi phí sửa chữa lớn TSCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ, ghi:
+ Nợ TK 2421 – Chi phí trả trước
Có TK 2422 – Xây dựng cơ bản dở dang
+ Nợ các TK 154, 642,…
Có TK 242 – Tài sản khác (2421).
đ) Trường hợp HTX trả trước lãi tiền vay nhiều kỳ cho bên cho vay:
– Khi trả trước lãi tiền vay, ghi:
Nợ TK 242 – Tài sản khác (2421)
Có các TK 111, 112.
– Định kỳ, khi phân bổ lãi tiền vay theo số phải trả từng kỳ vào chi phí khác, ghi:
Nợ TK 658 – Chi phí khác
Có TK 242 – Tài sản khác (2421).
3.2. Hạch toán chi phí đầu tư XDCB
a) Khi ứng trước tiền cho nhà thầu XDCB, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
b) Nhận khối lượng XDCB, khối lượng sửa chữa TSCĐ hoàn thành do bên nhận thầu bàn giao, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, căn cứ hợp đồng giao thầu, biên bản nghiệm thu khối lượng XDCB hoàn thành và hóa đơn, ghi:
Nợ TK 242 – Tài sản khác (2422)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
c) Khi mua thiết bị đầu tư XDCB, nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, căn cứ hóa đơn, phiếu nhập kho, ghi:
Nợ TK 152 – Vật liệu, dụng cụ (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
d) Trả tiền cho người nhận thầu, người cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ có liên quan đến đầu tư XDCB, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112,…
đ) Xuất thiết bị đầu tư XDCB giao cho bên nhận thầu:
– Đối với thiết bị không cần lắp, ghi:
Nợ TK 242 – Tài sản khác (2422)
Có TK 152 – Vật liệu, dụng cụ.
– Đối với thiết bị cần lắp:
+ Khi xuất thiết bị giao cho bên nhận thầu, kế toán chỉ theo dõi chi tiết thiết bị đưa đi lắp.
+ Khi có khối lượng lắp đặt hoàn thành của bên B bàn giao, được nghiệm thu và chấp nhận thanh toán, thì giá trị thiết bị đưa đi lắp mới được tính vào chi phí đầu tư XDCB, ghi:
Nợ TK 242 – Tài sản khác (2422)
Có TK 152 – Vật liệu, dụng cụ.
e) Khi phát sinh các chi phí khác được tính vào giá trị công trình XDCB, ghi:
Nợ TK 242 – Tài sản khác (2422)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 331, 338,…
g) Khoản tiền được phạt nhà thầu ghi nhận vào thu nhập khác, ghi:
Nợ các TK 112, 331
Có TK 558 – Thu nhập khác.
h) Khi công trình hoàn thành, việc nghiệm thu tổng thể đã được thực hiện xong, tài sản được bàn giao và đưa vào sử dụng:
– Nếu quyết toán được duyệt ngay thì căn cứ vào giá trị tài sản hình thành qua đầu tư được duyệt để ghi sổ.
– Nếu quyết toán chưa được phê duyệt thì ghi tăng giá trị của tài sản hình thành qua đầu tư theo giá tạm tính (giá tạm tính là chi phí thực tế đã bỏ ra để có được tài sản).
Cả 2 trường hợp trên đều ghi như sau:
Nợ TK 211 – Tài sản cố định
Có TK 242 – Tài sản khác (giá được duyệt hoặc giá tạm tính) (2422).
i) Trường hợp công trình đã hoàn thành, nhưng chưa làm thủ tục bàn giao tài sản để đưa vào sử dụng, đang chờ lập hoặc duyệt quyết toán thì kế toán phải mở sổ chi tiết tài khoản 2422 theo dõi riêng công trình hoàn thành chờ bàn giao và duyệt quyết toán.
Khi quyết toán vốn đầu tư XDCB hoàn thành được duyệt thì kế toán điều chỉnh lại giá tạm tính theo giá trị tài sản được duyệt, ghi;
– Nếu giá trị tài sản hình thành qua đầu tư XDCB được duyệt có giá trị thấp hơn giá tạm tính:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (chi phí duyệt bỏ phải thu hồi)
Có TK 211 – Tài sản cố định.
– Nếu giá trị tài sản hình thành qua đầu tư XDCB được duyệt có giá trị cao hơn giá tạm tính:
Nợ TK 211 – Tài sản cố định
Có TK 242 – Tài sản khác (2422)
k) Trường hợp dự án đầu tư bị hủy bỏ hoặc thu hồi, kế toán thanh lý dự án và thu hồi chi phí đầu tư. Phần chênh lệch giữa chi phí đầu tư và số thu từ việc thanh lý được phản ánh vào chi phí khác hoặc xác định trách nhiệm bồi thường của tổ chức, cá nhân, ghi:
Nợ các TK 111, 112 (Số thu từ việc thanh lý dự án)
Nợ TK 138 – Phải thu khác (Số tiền tổ chức, cá nhân phải bồi thường)
Nợ TK 658 – Chi phí khác (Số tiền được tính vào chi phí)
Có TK 242 – Tài sản khác (2422).
3.3. Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ:
Công tác sửa chữa lớn TSCĐ của HTX có thể tiến hành theo phương thức tự làm hoặc giao thầu.
a) Khi chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phát sinh được tập hợp vào bên Nợ TK 2422 và được chi tiết cho từng công trình, công việc sửa chữa TSCĐ. Căn cứ chứng từ phát sinh chi phí để hạch toán:
Nợ TK 242 – Tài sản khác (2422) (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có các TK 111, 112, 152, 214,… (tổng giá thanh toán).
b) Khi công trình sửa chữa hoàn thành:
– Trường hợp không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ, ghi:
Nợ các TK 2421 (nếu chi phí sửa chữa lớn TSCĐ được phân bổ dần)
Nợ TK 338 – Phải trả khác (nếu trích trước chi phí sửa chữa định kỳ)
Có TK 242 – Tài sản khác (2422).
– Trường hợp sửa chữa cải tạo, nâng cấp thỏa mãn điều kiện ghi tăng nguyên giá TSCĐ ghi:
Nợ TK 211 – Tài sản cố định
Có TK 242 – Tài sản khác (2422).
3.4. Trường hợp phân bổ dần số lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ giai đoạn trước hoạt động của HTX theo cơ chế tài chính (nếu có), ghi:
Nợ TK 658 – Chi phí khác
Có TK 242 – Tài sản khác (2422).
