1. Nguyên tắc kế toán
a) Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của HTX cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ (kể cả người nhận thầu xây lắp), người bán TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay.
b) Nợ phải trả cho người bán của HTX cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Đối với từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.
c) Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.
d) Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.
2. Kết cấu và nội dung phản ánh của Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán
Bên Nợ:
– Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp;
– Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao;
– Số tiền giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua được giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán;
– Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho HTX giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán;
– Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán;
– Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính lớn hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức;
– Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Bên Có:
– Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;
– Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức;
– Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ (trường hợp tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).
Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán hàng, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp.
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ: Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Báo cáo tình hình tài chính, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
3. Phương pháp kế toán một số giao dịch kinh tế chủ yếu
3.1. Mua vật tư, hàng hóa về nhập kho hoặc khi mua TSCĐ chưa trả tiền người bán, ghi:
Nợ các TK 152, 156, 157, 211 (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332) (nếu có)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
3.2. Trường hợp đơn vị có thực hiện đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu, khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao của bên nhận thầu xây lắp, căn cứ hợp đồng giao thầu và biên bản bàn giao khối lượng xây lắp, hoá đơn khối lượng xây lắp hoàn thành:
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 242 – Tài sản khác (giá chưa có thuế GTGT) (2422)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
– Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị đầu tư XDCB bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).
3.3. Khi ứng trước tiền hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112, 341,…
3.4. Nhận dịch vụ cung cấp (chi phí vận chuyển hàng hoá, điện, nước, điện thoại, kiểm toán, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ khác) của người bán:
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 156, 242, 642, 658,…(Giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Số thuế GTGT đầu vào)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
– Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì giá trị dịch vụ bao gồm cả thuế GTGT (tổng giá thanh toán).
3.5. Khoản chiết khấu thanh toán được hưởng khi mua vật tư, hàng hoá, TSCĐ do thanh toán trước thời hạn được trừ vào khoản nợ phải trả người bán, người cung cấp, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 558 – Thu nhập khác.
3.6. Trường hợp vật tư, hàng hoá mua vào phải trả lại hoặc được người bán chấp thuận giảm giá do không đúng quy cách, phẩm chất được tính trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có các TK 152, 156…
3.7. Trường hợp các khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợ được xử lý ghi tăng thu nhập khác của HTX, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 558 – Thu nhập khác.
3.8. Trường hợp HTX nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá, hưởng hoa hồng.
– Khi nhận hàng bán đại lý, HTX căn cứ vào chứng từ có liên quan và ghi Nợ TK 003.
– Khi bán hàng nhận đại lý, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131 (tổng giá thanh toán)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (giá giao bán đại lý + thuế).
Đồng thời ghi Có TK 003.
– Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng, tính vào doanh thu hoa hồng về bán hàng đại lý, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 511 – Doanh thu hoạt động sản xuất kinh doanh
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
– Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (giá bán trừ (-) hoa hồng đại lý)
Có các TK 111, 112.
3.9. Tại thời điểm lập BCTC, số dư nợ phải trả cho người bán là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ của ngân hàng thương mại nơi HTX thường xuyên có giao dịch:
– Nếu tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 558 – Thu nhập khác.
– Nếu tỷ giá chuyển khoản trung bình cuối kỳ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán, ghi:
Nợ TK 658 – Chi phí khác
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
