Cách đăng nhập: Kế toán tiền mặt, TGNH \ Phiếu thu tiền mặt.
Giải thích một số thông tin khi nhập chứng từ:
| Chứng từ | Mã hiệu của chứng từ, 2 ký tự hoa, thuộc danh mục chứng từ (khai báo sẵn trong chương trình). |
| Ngày chứng từ | Số của chứng từ, dài 10 ký tự, được tự động cộng lên 1 khi vào chứng từ mới. Tuy nhiên ta cũng có thể sửa số chứng từ theo ý muốn. |
| Số chứng từ | Ngày của chứng từ cập nhật theo khuôn dạng Ngày/Tháng/Năm (DD/MM/YYYY). Lưu ý Năm phải là năm đang làm việc hiện thời và tháng phải kể từ tháng bắt đầu hạch toán. |
| Nội dung | Chứa nội dung( diễn giải) của chứng từ. |
| Họ tên | Họ tên trên chứng từ. Họ tên người nộp tiền, họ tên nhận tiền, người mua, người bán. |
| Tk nợ | Tài khoản Nợ của chứng từ. |
| Tk có | Tài khoản Có của chứng từ. |
| Tổng tiền | Số tiền phát sinh. Trong trường hợp phát sinh bằng tiền VNĐ thì tiền ngoại tệ chính bằng số tiền VNĐ |
| Thuế VAT | Mã của loại thuế VAT được dùng |
| Tiền thuế VAT | Thuế GTGT (nếu có). Máy tính sẽ tự động tính thuế GTGT bằng cách nhân thuế suất GTGT với tiền nếu là loại thuế GTGT được khấu trừ. Còn với loại thuế GTGT trực tiếp, chương trình sẽ tự động tính ra số thuế được khấu trừ và trừ lại giá vốn. Tuy nhiên trong một số trường hợp người sử dụng có thể sửa số tiền thuế GTGT tuỳ ý bằng cách để thuế suất GTGT bằng 0 và sửa trực tiếp số tiền thuế |
| Tk nợ VAT | Tài khoản nợ của định khoản thuế GTGT. |
| Tk có VAT | Tài khoản có của định khoản thuế GTGT. |
Nếu người dùng mới sử dụng mà trong chương trình chưa có dữ liệu gì thì có thể sử dụng một số chức năng sau để cập nhập dữ liệu vào chương trình:
1. Thêm(F2): Để thêm phiếu thu tiền mặt kích chuột vào thêm(F2), chương trình hiện lên một cửa sổ
Mã chứng từ: PT- Chương trình tự mặc định
Ngày: 12/04/12- Ngày phát sinh chứng từ à cứ thế nhập không cần xóa
Số chứng từ: 025/PTHU- Số chứng tư mà người dùng đánh theo thứ tự
Họ tên: Nguyễn Thành Nam
Địa chỉ: Hà Nội
Nội dung: Thu tiền sản phẩm
Tk nợ: 111-
Tk có: 1311
Tiền tiền VND-1 000 000
Đối tượng: HTX
Sau khi nhập xong nội dung vào chứng từ kích chuột vào Lưu hoặc (Ctrl + Enter)
* Lưu ý: – Dùng phím Enter hoặc phím mũi tên lên, xuống để di chuyển từ ô này sang ô khác
– Tại ô tài khoản nếu không nhớ tài khoản thì ấn phím ? rồi enter để tìm tài khoản tìm thấy enter để lựa chọn tài khoản đó đưa vào ô
– Ô tài khoản nợ trên phiếu thu mặc định là tài khoản 111
2. Sửa(F3): Dùng để sửa những nôi dung không đúng trong phiếu thu tiền mặt, để sửa di chuột đến ô hay dòng cần sửa kích chuột vào sửa(F3) trên màn hình như ví dụ dưới đây
Sửa đúng nội dung cần sửa kích chuột vào lưu
3. Xóa(F8): Chức năng này dùng để xóa những nội dung không cần thiết hay không đúng trong phiếu thu tiền mặt, để xóa di chuột đến ô hay dòng cần xóa kích chuột vào xóa(F8) khi đó chương trình sẽ đưa ra câu hỏi: “ Xóa chứng từ số 81/09” không?. Nếu muốn xóa chứng từ kích chuột vào: “Yes”, nếu không muốn xóa kích chuột vào: “ No”.
4. Tính tổng số liệu: Chức năng này có thể giúp người sử dụng tính được tổng số tiền của phiếu thu tiền mặt một cách nhanh nhất. Để tính tổng số liệu ta Click chuột đến ô hay dòng dữ liệu bằng số mà ta cần tính tổng và kích chuột vào ô có biểu tượng xích ma màu đỏ. Khi đó chương trình sẽ thông báo tổng số liệu mà người dùng muốn tính tổng.
Lưu ý: Chức năng này chỉ áp dụng tính được với các cột có kiểu dữ liệu là chữ số.
5. In báo cáo(F7): Chức năng này giúp cho người sử dụng in được các chứng từ . Để in được phiếu thu tiền mặt ta Click chuột đến các chứng từ cần in sau đó đó kích chuột vào biểu tượng máy in. Khi đó chương trình sẽ in chứng từ mà người sử dụng cần in.
Để in chứng từ kích chuột vào “All” để in tất cả, ô “ Number of copies” chọn 1 in ra 2 liên, chọn 2 sẽ in ra 4 liên tùy người sử dụng muốn in ra bao nhiêu liên. Sau đó kích chuột vào Print để in
Lưu ý: Ta có thể ấn phím F7 trên bàn phím để thực hiện quá trình in. Phím F7 được goi là phím tắt giúp người sử dụng giảm bớt được các thao tác một cách nhanh nhất.
6: Xem trước khi in(ctrl+F7): Chức năng này giúp cho người sử dụng có thể xem những nội dung trước khi in. Để xem trước khi in kích chuột vào biêủ tượng máy in, khi đó chương trình sẽ hiển thị lên nội dung mà ta cần in.
1.7. Lọc dữ liệu: Chức năng này có thể giúp cho người sử dụng lọc ra những chứng từ là phiếu chi muốn xem một cách nhanh nhất, để lọc ta kích chuột vào biểu tượng lọc trên màn hình hiện lên một cửa sổ
Điều kiện lọc:
Từ ngày: 01/03/11 đến ngày: 31/03/11- Ngày tháng năm mà người dùng muốn lọc
Chứng từ từ số: 1 đến số: 20- Số chứng từ mà người dùng muốn lọc
Mã chứng từ: PT- Đây là mã của chứng từ muốn lọc
Tài khoản: 111(Tiền mặt)- Tk người dùng muốn lọc
Nợ/Có: *. Tất cả- Lọc tất cả TK bên nợ và có của TK 111
Số tiền từ số: 39000000 đến số: 100000000- Số tiến mà người dùng muốn lọc đến
Mã loại thuế: Bỏ trống
Khoản mục, dạng nhập xuất, kho, đối tượng, vật tư, nội dung, phân loại: Bỏ trống
Sau đó kích chuột vào thực hiện để hoàn thành quá trình lọc dữ liệu
Chú ý: Ta có thể ấn phím F9 để lọc dữ liệu. Phím này gọi là phím tắt giúp người sử dụng có thể giảm bớt các thao tác nhập dữ liệu một cách nhanh nhất.
