Chức năng: Dùng để cập nhật những chứng từ phát sinh khi mua hàng như: Chi phí vận chuyển, chi phi bảo hiểm hàng hóa, thuế nhập khẩu, chi phí dịch vụ khác.
Cách đăng nhập: Kế toán mua hàng \ Chi phí vận chuyển
Một số chức năng trong chi phí vận chuyển:
Thêm(F2): Chức năng này giúp cho người sử dụng có thể thêm những chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng. Để thêm kích chuột vào thêm trên thanh công cụ, khi đó chương trình hiện lên
Ví dụ: Thêm chi phí vận chuyển phát sinh khi mua hàng
Mã chứng từ: CP- Chương trình tự mặc định
Ngày chứng từ: 02/01/11- Ngày phát sinh chi phí mua hàng
Số chứng từ: 003- Số chứng từ mà người dùng nhập theo thứ tự
Tiền tệ: VNĐ- Chi phí mua hàng này theo dõi theo tiền VNĐ, nếu theo dõi theo tỷ giá ngoại tệ thì nhập USD vào ô tiền tệ và tiền quy đổi sang VNĐ tương ứng
Đối tượng: HH
Họ tên: Nguyễn Thị Lan
Địa chỉ: Hà Nội
Mã nhập xuất: 3313- Mã mua hàng chưa thanh toán
Tk có: 331- Vì chưa thanh toán tiền cho người mua nên sẽ ghi có Tk 331(Phải trả người bán)
Phân bổ chi phí: Kích chuột vào dòng phân bổ chi phí, khi đó chương trình hiện lên một cửa sổ để phân bổ
Cách phân bổ:
Giá trị ngoại tệ: Nếu theo dõi theo ngoại tệ thì nhập còn không bỏ trống
Phân bổ chi phí nhập mua hàng theo: 1 nếu theo giá trị thì nhập, 2 nếu theo số lượng thì nhập
Mã chứng từ: CP- Vì đây là mã của chứng từ chi phí mua hàng
Kho: HANGHOA – Kho của hàng hóa cần phân bổ
Nhóm vật tư: Nếu hàng hóa thuộc nhóm nào thì ta chọn nhóm đó
Vật tư: Nếu vật tư thuộc mặt hàng nào thì nhập vật tư đó vào
Dạng nhập: Mua hàng chưa thanh toán và đã thanh toán, nếu thuộc loại dạng nhập nào thì ta nhập dạng đó vào
Từ ngày: 02/01/11 đến 02/01/11- Ngày phát sinh chi phí
Chứng từ số đến số: Nếu muốn phân bổ chứng từ từ số nào thì nhập vào
Các phiếu nhập: Ta kích chuột vào ô có ba chấm để lọc phiếu nhập
Khi này ta kích chuột vào ô chọn sẽ hiện lên dấu nhân và thoát ra. Sau đó kích chuột vào chấp nhận để hoàn thành quá trình phân bổ
Mã vật tư: 001- Mã của mặt hàng nhập mua
Tên vật tư: Hàng 1- Tên của mặt hàng nhập mau vào
ĐVT: Cái- ĐV của mặt hàng nhập mua
TK nợ: 1561- Vì mua hàng hóa nên số hàng hóa tăng lên và ghi nợ TK 1561
Kho: KHH- Kho của mặt hàng nhập mua
Số lượng, đơn giá: Bỏ trống
Thành tiền: 1000000- Số tiền chi phí phát sinh
VAT: V10- Mã của thuế GTGT đầu vào 10%
Tk nợ: 1331- Thuế GTGT đầu vào của hàng nhập mua
Tk có 331: Phải trả người bán
Đối tượng thuế VAT: Nguyễn Thị Lan – Mã số thuế là mã số thuế của đối tượng
Số hóa đơn: Số ghi trên hóa đơn của chi phí vận chuyển
Ngày hóa đơn: Ngày ghi trên hóa đơn
Số seri: Số của seri ghi trên hóa đơn
Sau đó kích chuột vào Lưu để hoàn thành
Chú ý: Ta có thể nhấn phím F2 trên bàn phím để thêm.
Sửa( F3): Chức năng này giúp cho người sử dụng có thể sửa những nội dung không đúng trong chứng từ đã nhập. Để sửa Click chuột vào chứng từ cần sửa và kích chuột vào sửa trên thanh công cụ, khi đó chương trình hiện lên
Sửa đúng nội dung cần sửa và kích chuột vào Thực hiện
Chú ý: Ta có thể nhấn phím F3 trên bàn phím để sửa.
Xóa(F8): Chức năng này giúp người sử dụng có thể xóa những chứng từ không đúng. Để xóa ta Click chuột đến chứng từ cần xóa và kích chuột vào xóa trên thanh công cụ, khi đó chương trình đặt ra câu hỏi: “Xóa chứng từ số 01?” Nếu muốn xóa ta kích chuột vào: “Yes”, không muốn xóa chứng từ đó kích chuột vào”No”
Tính tổng số liệu: Chức năng này giúp người sử dụng có thể tính được tổng số tiền của hóa đơn chi phí vận chuyển một cách nhanh nhất. Để tinh tổng số liệu ta Click chuột đến ô hay dòng có chứa dữ liệu bằng số và kích chuột vào biểu tượng xích ma màu đỏ trên thanh công cụ, khi đó chương trình sẽ hiện lên tổng số tiền mà ta cần tính
In báo cáo(F7): Chức năng này có thể giúp người sử dụng có thể in được những chứng từ
là hóa đơn chi phí vận chuyển. Để in ta Click chuột đến chứng từ cần in và kích chuột vào biểu tượng máy in trên thanh công cụ, khi đó chương trình hiện lên
Để in chứng từ kích chuột vào “All” để in tất cả, ô “ Number of copies” chọn 1 in ra 2 liên, chọn 2 sẽ in ra 4 liên tùy người sủ dụng muốn in ra bao nhiêu liên. Sau đó kích chuột vào Print
Chú ý: Ta có thể nhấn phím F7 trên bàn phím để in báo cáo.
Xem trước khi in: Chức năng này giúp cho người sử dụng xem được chứng từ chi phí mua hàng trước khi in. Để xem di chuột đến chứng từ cần xem và kích chuột vào biểu tượng xem trước khi in trên thanh công cụ, khi đó chương trình sẽ hiện lên chứng từ mà ta cần xem.
Chú ý: Ta có thể nhấn phím Crtl+F7 trên bàn phím để xem trước khi in.
`
Lọc dữ liệu(F9): Chức năng này giúp người sử dụng có thể lọc được những chứng từ chi phí mua hàng theo từng ngày, từng số hóa đơn, từng Tk… một cách nhanh nhất. Để lọc chứng từ ta kích chuột vào biể tượng lọc trên thanh công cụ, khi đó chương trình hiện lên
Điều kiện lọc:
Từ ngày: 01/03/11 đến ngày: 31/03/11 – Ngày tháng năm mà người dùng muốn lọc
Chứng từ từ số đến số- Số chứng từ mà người dùng muốn lọc
Mã chứng từ: BN – Đây là mã của chứng từ muốn lọc
Tài khoản- Tk người dùng muốn lọc
Nợ/Có: *. Tất cả- Lọc tất cả TK bên nợ và bên có TK 1561
Tài khoản đối tượng: Bỏ trống
Số tiền từ số đến số- Số tiến mà người dùng muốn lọc đến
Mã loại thuế: Bỏ trống
Khoản mục, nội dung, phân loại: Bỏ trống
Sau đó kích chuột vào thực hiện để hoàn thành quá trình lọc dữ liệu
Chú ý: Ta có thể nhấn phím F9 trên bàn phím để lọc dữ liệu.
