Việc kiểm kê không chỉ để đảm bảo tính minh bạch mà còn là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định của pháp luật về kế toán.
Dưới đây là các trường hợp cụ thể mà một Hợp tác xã phải tiến hành kiểm kê tài sản:
1. Kết thúc kỳ kế toán năm
Đây là trường hợp phổ biến nhất. Trước khi lập báo cáo tài chính năm, HTX phải kiểm kê tài sản để đảm bảo số liệu trên sổ sách khớp đúng với thực tế.
• Mục đích: Xác định chính xác giá trị tài sản hiện có, các khoản nợ phải thu, phải trả.
• Thời điểm: Thường vào cuối ngày 31/12 hàng năm.
2. Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc giải thể
Khi cấu trúc tổ chức của HTX thay đổi, việc kiểm kê là bắt buộc để xác định quyền lợi và nghĩa vụ tài chính của các bên liên quan.
• Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập: Cần kiểm kê để bàn giao tài sản sang pháp nhân mới.
• Giải thể hoặc phá sản: Kiểm kê để xác định giá trị tài sản còn lại nhằm thực hiện nghĩa vụ trả nợ và phân chia cho các thành viên.
3. Thay đổi hình thức sở hữu hoặc chuyển đổi loại hình
Nếu HTX có sự thay đổi về hình thức sở hữu (ví dụ: chuyển đổi mô hình quản lý hoặc có sự tham gia góp vốn đặc biệt từ nhà nước/tổ chức khác), việc đánh giá lại và kiểm kê tài sản là quy trình bắt buộc.
4. Xảy ra thiên tai, hỏa hoạn hoặc các thiệt hại bất ngờ
Khi HTX gặp phải các sự cố ngoài ý muốn gây thất thoát tài sản, Ban quản trị phải chỉ đạo kiểm kê ngay lập tức.
• Mục đích: Xác định mức độ thiệt hại thực tế để có căn cứ xử lý bảo hiểm, xin miễn giảm thuế hoặc lập kế hoạch phục hồi sản xuất.
5. Khi có sự thay đổi người quản lý tài sản
Trong các trường hợp luân chuyển nhân sự nắm giữ tài sản, việc kiểm kê giúp phân định rõ trách nhiệm giữa người cũ và người mới:
• Thay đổi Thủ quỹ, Thủ kho.
• Thay đổi Kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán.
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật của HTX.
6. Theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
HTX phải thực hiện kiểm kê khi có yêu cầu bằng văn bản từ các cơ quan như:
• Cơ quan Thuế (khi thanh tra, kiểm tra).
• Cơ quan Thanh tra Chính phủ.
• Cơ quan kiểm toán nhà nước (nếu HTX có sử dụng ngân sách hoặc hỗ trợ từ nhà nước).
7. Các trường hợp khác theo quy định nội bộ
Ngoài các quy định của pháp luật, HTX có thể tự quy định kiểm kê trong các tình huống:
• Kiểm kê định kỳ hàng tháng/quý đối với các mặt hàng mau hỏng hoặc giá trị cao.
• Nghi ngờ có sự gian lận, mất mát tài sản.
• Đánh giá lại tài sản để mang đi thế chấp vay vốn ngân hàng.
Lưu ý quan trọng: > Sau khi kiểm kê, HTX phải lập Biên bản kiểm kê tài sản. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ kế toán, kế toán phải xác định nguyên nhân và ghi sổ kết quả xử lý chênh lệch theo quy định của Luật Kế toán hiện hành.
Bạn có thể tham khảo giải pháp quán lý sản Lotus HTX tại đây
https://kthtx.vn/index.php/phan-mem-ke-toan-htx/
Bạn mới làm có thể tham khảo LỚP HỌC: KẾ TOÁN HTX CHUYÊN SÂU & QUẢN TRỊ 4.0 Khóa học được thiết kế dành riêng cho kế toán, chủ tịch và ban quản trị HTX muốn làm chủ sổ sách và tối ưu thuế.
Bạn sẽ nhận được gì?
- Cập nhật Luật thuế 2026: Nắm vững các ngưỡng miễn thuế mới, cách kê khai tờ khai 04/GTGT, 01/GTGT.
- Thực hành thực tế: Hướng dẫn hạch toán các nghiệp vụ đặc thù: Góp vốn, phân phối lợi nhuận, trợ cấp nhà nước…
- Số hóa HTX: Ứng dụng phần mềm và công cụ 4.0 vào quản lý kho, quỹ và thành viên.
- Tư vấn trực tiếp: Giải đáp các tình huống cụ thể tại đơn vị của bạn.(Hỗ trợ trực tiếp 6-12 tháng sau khoá học)
ĐĂNG KÝ NGAY : 0989 228 108 (Ths Nguyễn Trọng Đông )
