Danh mục Hệ thống tài khoản được LOTUS tạo sẵn khi cài đặt hoặc tạo Cơ sở dữ liệu mới. Người sử dụng có thể tùy chọn Hệ thống tài khoản phù hợp với chế độ Kế toán mà Doanh nghiệp áp dụng. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý, người sử dụng có thể tạo thêm các tài khoản mới hoặc sửa, xóa.
Có 2 loại tài khoản là: Tài khoản chi tiết và Tài khoản tổng hợp
– Tài khoản chi tiết: là tài khoản được sử dụng để định khoản chi tiết các nghiệp vụ tài chính phát sinh.
Ví dụ: Tài khoản: 1111 – Tiền mặt VNĐ được sử dụng để định khoản chi tiết các khoản thu, chi.
– Tài khoản tổng hợp: được sử dụng nhằm mục đính tổng hợp một nhóm các tài khoản có tính chất tương tự.
Ví dụ: Tài khoản: 111 – Tiền và các khoản tương đương tiền, được sử dụng để tổng hợp số liệu từ các tài khoản cấp dưới 1111, 1112, 1113.
– Để xác định Tài khoản tổng hợp của một Tài khoản chi tiết, LOTUS căn cứ vào thuộc tính Mã mẹ của chúng.
Ví dụ: Tài khoản: 1111, 1112, 1113 đều có Mã mẹ là Tài khoản: 111.
– LOTUS quản lý Danh mục hệ thống Tài khoản theo mô hình cây phân cấp, vì vậy một Tài khoản tổng hợp có thể có Mã mẹ cấp trên (không giới hạn các cấp). Mã mẹ cấp trên có thể là mã của một Tài khoản tổng hợp bất kỳ (không nhất thiết các ký tự đầu của mã Tài khoản chi tiết phải giống mã Tài khoản tổng hợp
Chú ý: Danh mục tài khoản có thể được cập nhật ngay trong khi đang cập nhật chứng từ. Mọi nghiệp vụ kế toán chỉ được định khoản vào các tài khoản chi tiết (Tài khoản chi tiết là những tài khoản không chứa tài khoản con).
Giải thích các thông tin về danh mục tài khoản:
| Tài khoản | Hay còn gọi là số hiệu tài khoản. Tài khoản không được phép trùng nhau, độ dài tối thiểu của tài khoản là 8 ký tự. |
| Tên tài khoản | Độ dài tối thiểu của tên tài khoản là 64 ký tự |
| Theo dõi công nợ | Nhận giá trị [C] / [K] [C] – Tài khoản theo dõi chi tiết đến từng đối tượng công nợ. [K] – Tài khoản không theo dõi công nợ. |
| Theo dõi khoản mục | Nhận giá trị [C] / [K] [C] – Tài khoản theo dõi khoản mục chi phí. [K] – Tài khoản không theo dõi khoản mục. |
| Theo dõi sổ cái | Nhận giá trị [C] / [K] [C] – Có tác dụng để lên báo cáo đối với hình thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ. [K] – Tài khoản không theo dõi trong sổ cái. |
| Tài khoản mẹ | Để trống nếu là tài khoản cấp 1. |
Một số chức năng trong danh mục tài khoản:
1. Thêm ( F2 ): Để thêm tài khoản ta vào Danh mục Danh mục tài khoản màn hình giao diện sau sẽ xuất hiện.
Kích chuột vào từ thêm trên màn hình và màn hình như dưới đây xuất hiện.
Ví dụ: đây là tài khoản 111
- Tài khoản là 111
- Tên tài khoản là “Tiền mặt”
- Tài khoản công nợ “K” – Không theo dõi công nợ
- Tài khoản khoản mục “K” – Không theo dõi khoản mục chi phí
- Tài khoản sổ cái “C” – Có tác dụng để lên báo cáo đối với hình thức ghi sổ: Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ.
- Tài khoản mẹ “ ” – Bỏ trống vì tài khoản 111 không có tài khoản mẹ
Sau đó ta nhấp chuột vào nút lưu
Chú ý: Ta có thể ấn phím F2 trên bàn phím để thêm
2. Sửa (F3): Đưa con trỏ chuột tới ô hoặc dòng cần sửa sau đó kích chuột tới nút sửa.
Sau khi sửa theo đúng yêu cầu ta kích chuột vào nút lưu
Chú ý: Ta có thể ấn phím F3 trên bàn phím để sửa.
3.Xóa (F8): Đây là phím chức năng giúp cho người sử dụng có thể xóa bỏ những tài khoản không đúng hoặc không cần thiết trong danh mục.
Sau khi kích chuột vào nút xóa ( F8) chương trình sẽ đưa ra câu hỏi “có chắc chắn xóa không?”. Nếu nhấp chuột vào nút không tức là ta sẽ không xóa dữ liệu mà ta đã chọn ( Nếu là có thì chương trình sẽ thực hiện theo đúng yêu cầu của người sử dụng)
Chú ý: Ta có thể ấn phím F8 trên bàn phím để thêm.
Chú ý: Một số câu hỏi thường gặp khi xóa dữ liệu trong danh mục tài khoản
Sau khi chọn dòng để xóa dữ liệu ta kích chuột vào nút xóa, cửa sổ màn hình sau sẽ xuất hiện:
@ Dòng thông báo xuất hiện “ Tài khoản” này có “ tài khoản con” — > Không thể xóa được. Đây là dòng thông báo mà chương trình muốn báo cho người sử dụng biết đây là tài khoản tổng hợp đã có tài khoản con muốn xóa được tài khoản tổng hợp này phải xóa hết tài khoản con trước.
@ Dòng thông báo xuất hiện “Tài khoản” đã có số liệu phát sinh (CDK). Có chắc chắn xóa không? Đây là dòng thông báo mà chương trình muốn báo cho người sử dụng biết đây là tài khoản đã có số dư dầu kỳ(đã nhập số dư đầu của tài khoản này), nếu bạn chắc chắn xóa thì số liệu trong tài khoản mà bạn đã nhập trong chương trình trước đó sẽ bị mất.
4. Gộp mã ( F6): Đây là chức năng giúp người sử dụng có thể gộp 2 mã tài khoản khác nhau nhưng cùng các nội dung giống nhau như: tên tài khoản, Tk mẹ, Tk Nt, …, Tên Tp của NH.
Chú ý: Chức năng này không thể kích chuột vào trực tiếp, ta phải ấn trực tiếp phím F6 trên bàn phím, cửa sổ dưới đây sẽ hiện ra.
Trên màn hình có 2 tài khoản có Tk thì khác nhau nhưng các thông tin chung khác lại giống nhau người sử dụng không muốn xóa vì sợ mất dữ liệu có trong tai khoản “1223” ta phải dùng tới chức năng gộp mã này bằng cách:
Đưa con trỏ chuột vào ô cần gộp mã — > ấn phím F6 trên bàn phím –> cửa sổ như trên hiện ra.
Giải thích từ ngữ:
– Mã cũ: Là mã muốn gộp
– Mã mới: Là mã cần gộp ( nếu không nhớ tên tài khoản cần gộp người sử dụng có thế kích vào ô có dấu ….bên canh ô mã mới để tìm tới mã cần gộp)
— > Kích chuột vào ô Thực hiện.
Ví dụ: Gộp tài khoản 1223 với mã tài khoản 1221
Đưa con trỏ tới dòng chứa ô muốn gộp mã (1223) –> ấn phím F6 — > mã cũ là tài khoản 1223, mã mới là tài khoản 1221 — > kích chuột vào ô Thực hiện.
