Theo quy định của Luật Hợp tác xã 2023 (có hiệu lực từ 01/07/2024), bộ hồ sơ này cần đảm bảo tính pháp lý và minh bạch về mặt kế toán.
Dưới đây là các loại giấy tờ cần thiết để bộ hồ sơ góp vốn được coi là đầy đủ:
1. Giấy cam kết góp vốn (hoặc Đơn đăng ký gia nhập HTX)
Đây là văn bản đầu tiên thể hiện ý chí của thành viên.
• Nội dung: Ghi rõ số vốn cam kết góp, hình thức góp (tiền mặt, tài sản, quyền sử dụng đất…), và thời hạn góp vốn.
• Lưu ý: Thời hạn góp vốn tối đa là 06 tháng kể từ ngày HTX được cấp Giấy chứng nhận đăng ký thành lập hoặc kể từ ngày được kết nạp.
2. Biên bản định giá tài sản (Nếu góp vốn bằng tài sản)
Nếu thành viên không góp bằng tiền Việt Nam (ví dụ: máy móc, xe tải, quyền sử dụng đất, công nghệ…), thì bắt buộc phải có biên bản này.
• Nguyên tắc: Tài sản góp vốn phải được các thành viên sáng lập hoặc Hội đồng quản trị định giá theo nguyên tắc đồng thuận hoặc thuê tổ chức thẩm định giá độc lập.
• Hồ sơ kèm theo: Các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (Sổ đỏ, giấy đăng ký xe, hóa đơn mua máy móc…).
3. Chứng từ xác nhận việc đã góp vốn
Tùy vào hình thức góp vốn mà bạn cần một trong các loại chứng từ sau:
• Góp bằng tiền mặt: Phiếu thu có chữ ký của thủ quỹ và người góp vốn.
• Góp bằng chuyển khoản: Giấy báo Có của ngân hàng.
• Góp bằng tài sản: Biên bản bàn giao tài sản giữa thành viên và đại diện HTX. Nếu là tài sản phải đăng ký (như đất đai), cần thực hiện thủ tục chuyển quyền sở hữu sang tên HTX tại cơ quan chức năng.
4. Giấy chứng nhận phần vốn góp
Sau khi thành viên đã hoàn tất việc góp vốn, HTX phải cấp Giấy chứng nhận phần vốn góp. Đây là “tờ giấy thông hành” chứng minh tư cách thành viên chính thức.
• Thông tin chính: Tên HTX, mã số thuế, họ tên thành viên, giá trị phần vốn góp, thời điểm góp vốn và số sê-ri ghi trong sổ đăng ký thành viên.
5. Sổ đăng ký thành viên
HTX phải lập và lưu trữ Sổ đăng ký thành viên ngay sau khi được cấp giấy phép.
• Mỗi khi có biến động về vốn góp (góp thêm, chuyển nhượng hoặc rút vốn), thông tin trong sổ này phải được cập nhật kịp thời.
• Sổ này là căn cứ để HTX quản lý quyền biểu quyết và chia lợi nhuận.
