Phần mềm QUẢN LÝ THÀNH VIÊN SỬ DỤNG DỊCH VỤ HỢP TÁC XÃ

Quản lý diện tích – theo dõi dịch vụ – tính doanh thu – kiểm soát thu tiền

Lotus Vina phát hành sản phẩm mới:

Phần mềm hỗ trợ hợp tác xã quản lý tập trung thông tin thành viên và quá trình sử dụng các dịch vụ do HTX cung cấp. Thay vì theo dõi rời rạc trên sổ sách hoặc nhiều bảng tính, HTX có thể quản lý danh mục dịch vụ, diện tích sử dụng, khối lượng phát sinh, đơn giá, doanh thu và các khoản thu trên cùng một hệ thống.

1. Mục tiêu sử dụng

Quản lý có hệ thống việc thành viên đăng ký và sử dụng dịch vụ của HTX.
Theo dõi diện tích đất, số lượng hoặc khối lượng dịch vụ theo từng thành viên, từng vụ hoặc kỳ phát sinh.
Áp dụng bảng giá dịch vụ thống nhất, hỗ trợ tính doanh thu theo số lượng và đơn giá.
Theo dõi các khoản phải thu, số tiền đã thu và tình hình thu tiền mặt.
Tổng hợp số liệu phục vụ công tác quản lý, điều hành và đối chiếu nội bộ.

2. Các chức năng chính

Trang quản lý tổng quan

Là điểm truy cập các nghiệp vụ chính, giúp người dùng chuyển nhanh đến các màn hình quản lý, danh mục và báo cáo.

Quản lý thành viên và thông tin sử dụng dịch vụ

Lưu trữ, tra cứu thông tin thành viên và gắn thông tin sử dụng dịch vụ với từng thành viên. Đây là cơ sở để theo dõi phát sinh, tính doanh thu và đối chiếu thu tiền.

Quản lý diện tích đất

Theo dõi diện tích đất liên quan đến việc sử dụng dịch vụ của thành viên. Thông tin diện tích có thể được sử dụng làm căn cứ tính phí đối với các dịch vụ tính theo diện tích.

Quản lý bảng giá dịch vụ

Thiết lập và quản lý đơn giá cho từng loại dịch vụ. Việc tập trung bảng giá giúp thống nhất cách tính, thuận tiện khi cập nhật giá theo quyết định của HTX.

Quản lý chi tiết doanh thu dịch vụ

Ghi nhận chi tiết số lượng/khối lượng dịch vụ phát sinh theo từng vụ hoặc kỳ. Hệ thống thể hiện các thông tin như vụ, số lượng và đơn giá để phục vụ tính toán, kiểm tra doanh thu.

Quản lý tổng doanh thu dịch vụ

Tổng hợp doanh thu dịch vụ nông nghiệp (DVNN) theo dữ liệu chi tiết, hỗ trợ HTX theo dõi quy mô doanh thu và kiểm tra số liệu tổng hợp.

Quản lý doanh thu thủy lợi phí

Theo dõi chi tiết và tổng hợp khoản thu thủy lợi phí, giúp phân biệt nhóm doanh thu này với các dịch vụ khác và thuận tiện cho việc đối chiếu.

Phiếu thu tiền mặt

Hỗ trợ nghiệp vụ lập và quản lý phiếu thu tiền mặt, tạo căn cứ ghi nhận khoản tiền HTX đã thu từ thành viên.

3. Quy trình nghiệp vụ tham khảo

Bước 1 – Cập nhật dữ liệu nền: Khai báo danh sách thành viên, diện tích đất, danh mục dịch vụ và bảng giá áp dụng.

Bước 2 – Ghi nhận sử dụng dịch vụ: Nhập số lượng/khối lượng dịch vụ theo thành viên, vụ sản xuất hoặc kỳ thu.

Bước 3 – Xác định doanh thu: Sử dụng số lượng và đơn giá để xác định doanh thu chi tiết; kiểm tra số liệu tổng hợp theo từng nhóm dịch vụ.

Bước 4 – Theo dõi và thu tiền: Lập phiếu thu khi thành viên thanh toán; đối chiếu số đã thu với số liệu doanh thu hoặc khoản phải thu.

Bước 5 – Tổng hợp, báo cáo: Tra cứu và tổng hợp doanh thu dịch vụ, thủy lợi phí theo kỳ để phục vụ quản lý.

4. Lợi ích đối với HTX

Giảm khối lượng ghi chép và tổng hợp thủ công; hạn chế sai sót khi cộng số liệu.
Dễ tra cứu thành viên, diện tích, dịch vụ đã sử dụng và khoản thu liên quan.
Minh bạch căn cứ tính phí nhờ quản lý số lượng, đơn giá và doanh thu chi tiết.
Hỗ trợ kế toán và bộ phận dịch vụ đối chiếu doanh thu với phiếu thu.
Cung cấp dữ liệu kịp thời hơn cho Ban quản trị/Giám đốc HTX trong công tác điều hành.

5. Đối tượng sử dụng

Đối tượng	Nhu cầu sử dụng
Giám đốc/Ban quản trị HTX	Theo dõi tình hình sử dụng dịch vụ, doanh thu và kết quả thu tiền.
Nhân viên phụ trách dịch vụ	Cập nhật diện tích, khối lượng dịch vụ và dữ liệu phát sinh theo vụ/kỳ.
Kế toán/Thủ quỹ	Kiểm tra doanh thu, lập phiếu thu và đối chiếu số liệu thu tiền.

6. Phạm vi và khả năng áp dụng

Phần mềm phù hợp với HTX có hoạt động cung cấp dịch vụ cho thành viên, đặc biệt là các HTX nông nghiệp có nghiệp vụ quản lý diện tích, dịch vụ nông nghiệp và thủy lợi phí. Danh mục dịch vụ, cách tính phí, biểu mẫu và quy trình có thể được rà soát để cấu hình phù hợp với thực tế hoạt động của từng HTX.

7. Thông tin cần trao đổi khi triển khai

Danh sách thành viên và mã định danh đang sử dụng tại HTX.
Danh mục dịch vụ, bảng giá và căn cứ tính phí của từng dịch vụ.
Cách quản lý diện tích, vụ sản xuất hoặc kỳ ghi nhận dịch vụ.
Mẫu phiếu thu, quy trình xác nhận thanh toán và các báo cáo HTX đang sử dụng.
Phân quyền người dùng theo nhiệm vụ: quản lý, dịch vụ, kế toán, thủ quỹ.

Lưu ý: Nội dung giới thiệu được xây dựng theo các phân hệ thể hiện trên ảnh giao diện được cung cấp. Các chức năng như quản lý hồ sơ thành viên, công nợ chi tiết, phân quyền, xuất báo cáo hoặc gửi thông báo cần được xác nhận theo phiên bản phần mềm thực tế trước khi đưa vào tài liệu chào bán.

GIẢI PHÁP SỐ HÓA QUẢN LÝ DỊCH VỤ HTX